Quando o escopo da mercadoria é conhecido, um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve ser criado. Este plano descreve como o escopo do projeto será gerenciado e, portanto, quaisquer mudanças no escopo serão integradas ao projeto. Também é uma avaliação da estabilidade prevista do escopo do projeto. Em outras palavras, documenta as características da mercadoria ou serviço que o projeto se propôs a criar. Conforme mostrado na Figura 11.2, o plano de gerenciamento do escopo do projeto começa no início do projeto e passa pelo planejamento do escopo, definição do escopo, verificação do escopo e controle de mudanças do escopo (caso isso seja necessário).
A fase de iniciação inclui descer para desenvolver a declaração de escopo. A declaração de escopo serve para colocar alguns limites no projeto e evitar que o escopo aumente à medida que você se aprofunda no cerne do projeto, o que pode ser um fenômeno comum. A declaração do escopo deve descrever as atividades mais importantes do projeto de forma tão clara que possa ser usada para avaliar se o trabalho extra é crítico porque o processo do projeto está em andamento. Mais simplesmente, serve para detalhar exatamente o que foi acordado desde o início. entende-se que as mudanças dentro do projeto escopo exigem mudanças nas projeções de custo, cronograma e recursos, pois essas premissas são feitas durante o planejamento do projeto e a redação do escopo.
Além disso, a declaração de escopo está acostumada a ajudar a definir onde o posicionamento do projeto está em uma imagem muito maior. este pode ser o melhor lugar para esclarecer a relação deste projeto com outros projetos dentro do esforço total de desenvolvimento do produto.
Também considerado na fase de iniciação é o plano estratégico geral da organização. Todos os projetos devem apoiar os objetivos da organização executora, e ter um plano estratégico ajuda a tornar isso possível. Os critérios de seleção de projetos também são importantes para esclarecer nesta fase. este pode ser um momento honesto para examinar informações históricas e observar os resultados da seleção e desempenho de projetos anteriores.
Os elementos incluídos na fase de iniciação podem incluir a criação de um termo de abertura do projeto. O termo de abertura do projeto é que a descrição do produto e as necessidades de negócios que o projeto aborda. Identificar e designar o gerente de projeto deve ser um dos resultados da fase inicial. Da mesma forma, durante esta fase, é importante identificar as restrições que podem limitar as opções da equipe do projeto e também identificar as premissas. As suposições podem incluir fatores que podem ser considerados verdadeiros, reais ou certos durante o processo de análise que são examinados com mais rigor na fase de análise de risco do planejamento do projeto.
A fase de planejamento do escopo inclui a declaração do escopo (justificativa do escopo, descrição do produto do projeto, entregas do projeto, objetivos do projeto e detalhes de suporte).
Quando as entregas mais importantes do projeto são subdivididas em componentes pequenos e mais gerenciáveis, a fase é denominada definição do escopo. A fase de definição do escopo também é onde você verá a criação da WBS.
A parte de verificação do escopo do sistema é o que também pode ser usado para determinar se o dever está completo. o método pode realmente prosseguir assim que uma entrega estiver completa e puder ser medida, examinada e testada. Uma vez que a verificação seja obtida, você poderá viajar para o componente subsequente do projeto.
Após a aceitação formal do escopo (verificação do escopo), ocorre o controle da mudança do escopo. é provável que ocorram mudanças depois que um projeto estiver em andamento. Esta fase influencia os fatores que fazem mudanças no escopo para garantir que as mudanças que estão sendo feitas sejam benéficas.
Um sistema de mudança incluirá:
✔ Reconhecendo que uma mudança é necessária.
✔ Revisão de todas as alterações solicitadas.
✔ Garantir que qualquer alteração seja útil.
✔ Avaliar as vantagens da mudança solicitada.
✔ Identificar alternativas que alcançarão o mesmo resultado.
✔ Identificando todas as tarefas impactadas.
✔ Analisar esses impactos e como eles afetam o desempenho do projeto em termos de tempo, dinheiro e escopo.
✔ Aprovar ou rejeitar o pedido.
✔ Comunicar as mudanças aprovadas a todos ou quaisquer interessados.
✔ Alteração das linhas de base para monitoramento de desempenho.
✔ Atualização da definição do escopo do projeto.
✔ Implementação da mudança.
✔ Documentar a mudança.
É fundamental que cada mudança seja documentada pelo cliente antes que a mudança aconteça. O acordo deve detalhar não apenas quais mudanças devem ocorrer, mas também como cada mudança ocorrerá e qual será o impacto da mudança no escopo.
Jeb Riordan criou um fluxograma útil para explicar o processo padrão de controle de mudanças. é mais fácil imaginar como a escolha flui através de pontos de interrogação em um diagrama e faz com que o processo de controle de mudanças pareça muito mais intuitivo.
Uma vez identificado o desejo de uma mudança, a solicitação de mudança deve ser revisada. Se for considerado uma ideia ruim fazer a alteração sugerida nesse ponto, a dificuldade é registrada, mas não há nenhuma ordem de alteração criada ou executada. Se for considerado uma ideia honesta fazer a mudança no momento, deve-se determinar se a mudança que se aproxima afetará o plano do projeto. Se isso não afetar o plano do projeto, você agirá e fará a mudança. Se isso afetar o plano, o impacto deve ser avaliado e claramente identificado, uma requisição de mudança deve ser preparada descrevendo as mudanças previstas, então essa requisição de mudança deve ser aprovada antes que a mudança seja feita.
