O Microsoft Word é uma das principais ferramentas de software básicas e é frequentemente usado. é um aplicativo de processamento de dados que permite que os usuários insiram, armazenem, recuperem, editem, imprimam e compartilhem várias formas de documentos.
Esses documentos podem até ser facilmente anexados a mensagens de e-mail e enviados para vários locais onde os colaboradores podem trabalhar em um documento idêntico. O Microsoft Word também possui uma ferramenta de artigo que permite aos usuários trabalhar de forma colaborativa para rastrear e ilustrar alterações em um documento sem alterar a integridade do documento.
Por exemplo, este capítulo foi escrito usando o Microsoft Word.
Um autor primeiro escreve o conteúdo; outros colaboradores e editores alteram, formatam e editam o conteúdo, para que o conteúdo deste capítulo específico seja integrado ao trabalho maior. nesse sentido,
O Word é uma boa ferramenta durante um sistema de gerenciamento de dados porque está facilitando a maneira como uma empresa opera. considere o tempo e a energia economizados porque com esta tecnologia de processamento de dados um documento pode ser compartilhado, armazenado, transmitido, trabalhado e impresso.
À medida que os principais recursos básicos de processamento de dados crescem, é cada vez mais possível manter menos arquivos em papel – um movimento em direção ao “escritório sem papel”. Embora tenhamos visto uma tendência superdimensionada nessa direção, muitos empresários e profissionais ainda se sentem desconfortáveis em se livrar completamente das cópias em papel.
Um dos aplicativos de software comumente usados para editoração eletrônica é o Adobe. você conhecerá o Adobe Acrobat, que é um dos aplicativos deste software que permite às pessoas fazer upload de documentos na rede e fazer com que outros baixem o mesmo documento; mas, diferentemente de um documento do Word, a formatação e o conteúdo não podem ser alterados, alterados ou extraídos. A Adobe permite que o usuário insira o conteúdo e o design e formate-o de maneira mais complexa do que um aplicativo de processamento de texto permite, por exemplo, em material impresso. Muitas vezes, um aplicativo de publicação é usado para funções como produzir folhetos, boletins informativos, calendários e relatórios.
Outros aplicativos muito úteis para os pequenos negócios são os programas de planilhas como o Microsoft Excel. Este software pode ser uma ferramenta muito dinâmica e poderosa que pode criar relatórios e planilhas que o usuário pode manipular usando fórmulas simples como adição e divisão, usar modelos complexos que vinculam planilhas umas às outras e fazer interface com dados em tempo real, olhando para os requisitos do negócio.
O programa pode até computar estatísticas, executar modelos financeiros, criar uma distribuição de gráficos e monitorar o desempenho. Embora muitas pessoas se sintam intimidadas por números, as planilhas podem simplificar e classificar os dados de maneira amigável. Os programas de planilhas também podem criar gráficos ou gráficos gerados a partir de dados que você acabou de inserir. Os gráficos podem então ser inseridos em documentos ou apresentações de processamento de texto.
O impacto do e-mail, ou e-mail, revolucionou a comunicação pessoal e profissional. O e-mail fornece uma ferramenta de comunicação rápida que compartilhará informações, fornecerá atualizações e transportará dados quase que instantaneamente na maioria dos casos. O e-mail foi adotado para comunicar tanto dentro quanto fora de uma organização; pode levar documentos tão importantes como contratos e acordos através do
uso de anexos de arquivos ou apenas fornecer mensagens básicas, como reconfirmar uma reunião. Não surpreendentemente, o software foi criado para ajudar os usuários a gerenciar os dados que chegam por meio de suas contas de e-mail. Uma dessas ferramentas é o Microsoft Outlook, que permite aos usuários receber, enviar e gerenciar não apenas suas contas de e-mail, mas também seus calendários, contatos, tarefas e notas. Aplicativos de software como o Outlook provaram reduzir formulários e reduzir o tempo gasto com a marcação telefônica, com impacto correspondente no aumento da produtividade.
Uma das maneiras mais simples pelas quais uma pequena empresa pode causar um enorme impacto é parecer profissional em sua comunicação com as partes interessadas. uma chance de alinhar sua empresa, mas a concorrência é ter apresentações excelentes que não são apenas agendas e notas com suporte, mas, se a tecnologia permitir, uma aparência polida projetada em uma tela para acompanhar suas ideias. Conforme discutido no Capítulo 10, softwares de apresentação como o PowerPoint permitem que você forme apresentações inteiras, repletas de gráficos, clipes de áudio e vídeo, efeitos impressionantes e até ferramentas de tempo pré-ensaiadas. Em última análise, permite que você misture texto com multimídia e design que estejam de acordo com a imagem profissional que você gostaria de projetar.
Se o PowerPoint não puder lidar com toda a computação multimídia que você deseja usar, existem tecnologias que integrarão mídia - voz, vídeo, gráficos e animação - e os converterão em aplicativos baseados em computador que serão compartilhados e duplicados com outras. um em cada um dos usos em expansão da computação multimídia são apresentações de funcionários, apresentações de clientes, uso em conferências e uso nas salas de aula de várias instituições educacionais mais avançadas.
O software de apresentação tem a capacidade de focar uma audiência, projetar uma imagem e auxiliar a comunicação com sucesso incomparável quando usado de forma eficaz.
Outra importante aplicação de software combina o compartilhamento de informações por meio de um banco de dados padrão com comunicação via e-mail para que funcionários ou associados possam colaborar em projetos. Este aplicativo de groupware permite que os funcionários trabalhem juntos em um documento simultaneamente enquanto veem o que seus colaboradores estão mudando em tempo real.
Como é o caso de todos esses aplicativos, o groupware permite que uma corporação amplie o tamanho e a eficiência de seus negócios. O software permite que os usuários usem, copiem, editem, compartilhem e rastreiem dados em velocidade recorde e, em seguida, permitem que a difusão e o alcance de seu trabalho se estendam exponencialmente.
A Lei de Metcalf afirma que, de fato, o emprego de aplicativos como os descritos aumenta exponencialmente pela quantidade de usuários que o adotam. por exemplo, o e-mail seria bastante inútil se apenas uma pessoa tivesse uma conta de e-mail. O e-mail tem seu valor aumentado à medida que mais pessoas o adotam e o usam para falar e compartilhar informações. É importante considerar como as partes interessadas do seu negócio estão se comunicando; quais aplicativos eles estão usando para captar os dados que você precisa compartilhar? Ao avaliar tecnologias e aplicativos, você deve sempre escolher as pessoas que a maior parte de seus stakeholders usa, se fornecerem as funções especificadas, para garantir a compreensão e a eficácia dos resultados da empresa.
