Enquanto a web é uma rede global de computadores interligados, uma intranet é uma rede interna que pode ser acessada apenas internamente e geralmente é acessada por meio de uma senha por usuários autorizados, como funcionários, clientes existentes ou clientes. Permitir que os clientes acessem dados de projetos e orçamentos, faturas e relatórios antigos por meio de uma senha é um exemplo de intranet.
A principal vantagem da implementação de uma intranet é a melhoria das comunicações; uma intranet facilita o compartilhamento de conhecimento entre os funcionários, a colaboração em documentos relacionados ao trabalho, o aprendizado das notícias mais recentes da empresa, a socialização fora do trabalho e a formação de vínculos mais fortes. Além disso, as intranets podem economizar dinheiro para as empresas em custos de impressão, papel e distribuição. eles também aumentarão a produtividade e a eficiência.
Por exemplo, se diretórios de funcionários, informações sobre benefícios (401(k), seguro, etc.), feriados, eventos futuros, organogramas da empresa e políticas são publicados na intranet, os funcionários gastam menos tempo procurando documentos ou ligando para funcionários em outros departamentos para obter respostas às suas perguntas. Os funcionários podem até receber informações sobre notícias e comunicados simultaneamente e em tempo hábil, em vez de ter que comparecer para que o conhecimento seja anunciado na próxima reunião de equipe/equipe ou distribuído em suas caixas de correio internas. Esse compartilhamento de dados faz com que os funcionários sintam que são uma parte vital da organização. Como resultado da melhoria da comunicação e da eficiência, os funcionários ficam mais satisfeitos com seus empregos e se tornam mais leais à empresa, aumentando assim a retenção de funcionários e melhorando o atendimento ao cliente.
Para garantir o sucesso de uma intranet, o conhecimento sobre ela deve estar de acordo com a marca, os objetivos de negócios e a missão da empresa. Além disso, pessoal e recursos suficientes devem ser alocados para promover e implementar a intranet da mesma forma como pessoal adequado para mantê-la e atualizá-la.
Ao pensar em um nome de site para sua intranet, pense em um nome que esteja alinhado com sua marca. por exemplo, a intranet da Southwest Airlines chama-se Freedom Net, apoiando sua marca externa “A Symbol of Freedom”, que é mais simples de lembrar, mais atrevida e poderosa do que www.southwest.com/employees/intranet.
O melhor agradecimento para determinar quais informações devem ser incluídas em sua intranet é realizar entrevistas ou grupos de foco com funcionários de vários departamentos.
Incorporar os objetivos da intranet no planejamento estratégico regular ajuda a garantir que a intranet esteja alinhada com as metas e objetivos da sua empresa anualmente. Idealmente, você deve considerar uma abordagem de equipe, incorporando informações de vários conjuntos de necessidades e perspectivas dos usuários para revisar e atualizar a intranet. O estrategista da intranet monitoraria o desempenho em relação aos objetivos, acompanharia o orçamento e os recursos alocados ao projeto e garantiria que os procedimentos padrão fossem implementados no layout das páginas. A pessoa de operações da intranet seria responsável pelas operações diárias do local, o que inclui interagir com outros departamentos, como recursos humanos e marketing, para obter materiais atualizados. A principal tarefa do desenvolvedor de intranet é ver maneiras de aprimorar e aprimorar a intranet. No entanto, apostando no tamanho da sua empresa, você pode designar apenas 1 pessoa para ser responsável por todas as três tarefas principais ou encontrar essa função a ser atendida pela terceirização de um consultor. Além de analisar as sugestões que os funcionários enviam pela caixa de sugestões da rede, os funcionários devem ser pesquisados diariamente sobre o conteúdo e o estilo da intranet, e os resultados devem estar disponíveis na intranet para que todos os funcionários determinem. Se as alterações forem feitas como resultado do feedback dos funcionários, tome o cuidado de dizer isso na intranet para provar aos seus funcionários que você simplesmente valoriza o feedback deles e faz com que eles sintam que estão ativamente envolvidos no processo.
Simplesmente alertar seus funcionários por e-mail de que sua empresa implementou uma intranet pode não ser suficiente para seduzi-los a usá-la.
Você precisa induzi-los energizados e animados com a intranet. Talvez você possa fornecer almoço para sua equipe em algum momento e explicar a maneira de usá-lo e quais são as vantagens para eles e para os corporativa. você também poderá criar um plano de implementação adequado e divulgá-lo internamente usando depoimentos e histórias específicas de funcionários que o testaram, com confirmação sobre a facilidade de uso e quais são os benefícios específicos para eles. além disso, você também enviará uma carta de anúncio ou talvez realizará uma festa de lançamento da intranet.
O sucesso da sua intranet depende não apenas da equipe adequada, financiamento e conteúdo do site, mas também da adesão da alta administração. Se a alta administração não apoiar ativamente a intranet, será um desafio convencer os outros a usar o sistema. Se os líderes da empresa esperam que seus funcionários usem a intranet, eles precisam liderar pelo exemplo e usá-la eles mesmos.
