Antes de fazer qualquer compra, é imperativo ver quais aplicativos ou combinações de aplicativos serão mais adequados para sua empresa ou pequena empresa. Os pacotes de tecnologia devem ser planejados para garantir que a tecnologia correta esteja sendo usada.
O primeiro passo nesse processo é avaliar quais são suas metas e objetivos para o objetivo da tecnologia. É uma ideia decente possuir uma colaboração dos requisitos dos executivos, gerentes de TI e outras equipes gerenciais que terão necessidades ou ideias específicas sobre as tecnologias que estão sendo usadas; isso ajudará a mudar o ponto de vista normal, orientado para o resultado final, para uma perspectiva estratégica de cima para baixo e aumentar o valor percebido da equipe dentro da tecnologia.
É então útil mapear o fluxo de dados para pesquisar como as informações são transferidas de um ponto para outro dentro de uma empresa.
Embora essa ideia em si seja fácil, é importante entender que o mapeamento do fluxo de dados pode até dar suporte a um sistema de classificação para identificar o cliente em potencial mais valioso para serviços de centro de recursos de informação (IRC), criar uma imagem do cenário competitivo e ajudar a definir o ações obrigatórias para o orçamento de curto e longo prazo.
Há três benefícios principais no mapeamento de fluxos de informações. A primeira permite entender como a informação é empregada e por quem. você deve fazer a si mesmo a pergunta essencial sobre quais informações você já possui em sua organização e, assim, descobrir onde elas estão localizadas e como você poderá acessá-las. O segundo identifica a última palavra do cliente ou principal stakeholder para vários estilos de serviços de informação, bem como onde a informação atinge porque passa pela organização. O terceiro benefício principal ajuda a focar os serviços de informação nas melhores oportunidades potenciais. Em outras palavras, ajuda a identificar claramente quais informações têm o melhor valor e a maneira como você pode fazer um trabalho mais forte para capturá-las. Essa percepção pode tornar o valor do centro de conhecimento ainda mais óbvio.
Existem inúmeros consultores que se concentram em ajudar pequenas empresas a mapear seus fluxos de informação; aqui estão os cinco passos geralmente aceitos para um sistema de mapeamento de conhecimento que um consultor utilizará.
- Descreva a situação atual. o que é o organograma corporativo? Quem são os clientes? Quem não são os clientes, mas ainda usam o sistema? Uma vez que a ideia geral é gerada, é de importância crítica aprofundar ainda mais e perguntar a si mesmo o quão bem você realmente sabe quais são as necessidades do cliente. Com quais departamentos eles interagem? qual é a esfera de influência sobre a conta?
- Descreva os clientes potenciais em outras unidades de negócios da empresa e discuta suas necessidades específicas de informação. Isso ajuda a fornecer uma maior compreensão de quais necessidades de informação estão e não estão sendo atendidas no momento.
- Mapear os clientes em potencial é o próximo passo. isso permite a visualização das áreas potenciais de sobreposição, potencial de consolidação de recursos e novas soluções para o fluxo ideal de informações.
- À medida que a decisão eficaz se torna mais difícil com ambientes de trabalho complexos, competitivos e dinâmicos, é fundamental classificar as soluções para priorização. Esse processo ajuda você a escolher qual solução atenderá à maior parte das necessidades da empresa enquanto utiliza os recursos orçados. O processo de classificação geralmente é realizado avaliando a atividade de perigo dentro da organização. Mesmo apenas atribuindo a cada atividade níveis de risco baixo, médio ou alto, você poderá criar um esquema de prioridades para a organização, o que permite encontrar a solução mais simples para o menor tempo possível e energia.
- a etapa final dentro do processo é então criar o mapa de dados. Mapear as soluções finais para indicar cada departamento e as sugestões para suas necessidades de informação cria uma compreensão de cada subconjunto da organização, destaca o cliente final e termina em recomendações de soluções de informação para cada um.
No centro por trás do mapeamento dos fluxos de informação está a gestão do conhecimento. Muitas empresas descobriram que, devido ao crescimento da organização, as informações críticas para o sucesso da empresa acabam se perdendo, ou ninguém sabe ao certo quem deveria estar ciente delas ou onde acessá-las. Como resultado, o mapeamento dos fluxos de informações está recebendo cada vez mais atenção, mas também o gerenciamento do conhecimento básico.
Um estudo de caso para indicar como a gestão do conhecimento é crítica para o sucesso é encontrado na história da Brixco. Ashley Braganza, da Cranfield School of Management, observou que a Brixco, uma empresa de serviços públicos com 4,000 funcionários, achou que precisava fazer mudanças radicais em suas práticas de trabalho, mas foi prejudicada por sistemas de TI desatualizados e conhecimento mal gerenciado, especialmente o conhecimento do cliente em seus quatro principais comunidades funcionais — operações de clientes, finanças, vendas e marketing. A Brixco decidiu mostrar seu projeto de solução de TI criando, de fato, uma “comunidade de comunidades de prática” que abrangia suas quatro principais comunidades funcionais. em vez de colocar os requisitos dos funcionários no centro do sistema, a Brixco pediu à diretoria que priorizasse os principais objetivos ligados à estratégia de negócios da corporação. Quando isso foi realizado, um pequeno grupo de indivíduos formou uma equipe para identificar as partes interessadas dentro do processo e, assim, respaldar o conhecimento que os trabalhadores precisavam fornecer a essas partes interessadas. Isso significava que a empresa era consistente nas mensagens enviadas voltadas para os clientes cujas informações solicitadas eram mais facilmente gerenciadas. As descobertas desta empresa sugerem que as pessoas/funcionários estão prontos para articular os vínculos entre o conhecimento e seus trabalhos diários e, por meio dos vínculos com as expectativas das partes interessadas, eles podem vincular seu conhecimento à estratégia de negócios da organização.
A gestão do conhecimento é compartilhar o conhecimento coletivo organizacional, melhorar a produtividade e promover a inovação dentro da organização. Acaba tornando a informação mais acessível a todos que dela necessitam e aumenta a eficiência e a produtividade da corporação.
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