Прежде чем совершать какие-либо покупки, необходимо определить, какие приложения или комбинации приложений лучше всего подходят для вашей компании или малого бизнеса. Пакеты технологий должны быть спланированы, чтобы убедиться, что используется правильная технология.
Первым шагом в этом процессе является оценка ваших целей и задач для цели технологии. Неплохой идеей будет совместное выполнение требований руководителей, ИТ-менеджеров и другого управленческого персонала, у которого будут особые потребности или представления об используемых технологиях; это поможет сместить обычную точку зрения, ориентированную на результат, на стратегическую перспективу сверху вниз и повысит воспринимаемую персоналом ценность технологии.
Затем полезно составить карту потока данных, чтобы исследовать, как информация передается из одной точки в другую внутри компании.
Хотя эта идея сама по себе проста, важно понимать, что картирование потока данных может даже поддерживать систему ранжирования, чтобы определить наиболее ценного потенциального клиента для услуг центра информационных ресурсов (IRC), создать образ конкурентной среды и помочь определить обязательные действия для краткосрочного и долгосрочного бюджетирования.
Картографирование информационных потоков имеет три основных преимущества. Первый позволяет понять, как и кем используется информация. вы должны задать себе важный вопрос о том, какую информацию вы уже получили в своей организации, и поэтому выяснить, где она находится и как вы сможете получить к ней доступ. Второй точно определяет клиента последнего слова или ключевую заинтересованную сторону для различных стилей информационных услуг, а также то, где информация касается, поскольку она проходит через организацию. Третье основное преимущество помогает сосредоточить информационные услуги на самых лучших потенциальных возможностях. Другими словами, это помогает вам четко определить, какая информация имеет наибольшую ценность, и способ, которым вы можете лучше ее зафиксировать. Это осознание может сделать ценность центра знаний еще более очевидной.
Есть множество консультантов, которые сконцентрировать на оказании помощи малым предприятиям в картировании их информационных потоков; вот общепринятые пять шагов к системе картирования знаний, которые будет использовать консультант.
- Опишите текущую ситуацию. какова корпоративная организационная схема? Кто клиенты? Кто не клиенты, но все еще используют систему? Как только общая идея сформирована, крайне важно углубиться еще глубже и спросить себя, насколько хорошо вы на самом деле знаете, каковы потребности клиента. С какими ведомствами они взаимодействуют? какова сфера влияния на учетную запись?
- Опишите потенциальных клиентов в других бизнес-подразделениях компании и обсудите их конкретные информационные потребности. Это помогает лучше понять, какие информационные потребности удовлетворяются, а какие нет в настоящее время.
- Картирование потенциальных клиентов является следующим шагом. это позволяет визуализировать области потенциального дублирования, возможность консолидации ресурсов и новые решения для оптимального потока информации.
- Поскольку эффективное принятие решений становится все более сложным в сложных, конкурентных и динамичных рабочих средах, очень важно ранжировать решения для определения приоритетов. Этот процесс помогает выбрать решение, которое удовлетворит основную часть потребностей компании при использовании бюджетных ресурсов. Процесс ранжирования часто проводится путем оценки опасной деятельности внутри организации. Даже просто присвоив каждой деятельности уровни низкого, среднего или высокого риска, вы сможете создать схему приоритетов для организации, которая позволит найти самое простое решение за наименьшее количество времени и усилий. энергия.
- Последним шагом в этом процессе является создание карты данных. Сопоставление окончательных решений с указанием каждого отдела и предложений по его или ее информационным потребностям создает понимание каждого подмножества организации, выделяет конечного клиента и приводит к рекомендациям по информационным решениям для каждого.
В основе картографирования информационных потоков лежит управление знаниями. Многие компании обнаружили, что, поскольку организация растет, информация, которая имеет решающее значение для успеха компании, в конечном итоге теряется, или никто не уверен, кто должен знать о ней или где к ней получить доступ. В результате повышенное внимание уделяется картированию информационных потоков, а также управлению базовыми знаниями.
Тематическое исследование, показывающее, насколько важно управление знаниями для успеха, можно найти в истории Brixco. Эшли Браганза из Школы менеджмента Крэнфилда отметила, что Brixco, коммунальная компания с 4,000 сотрудников, обнаружила, что ей необходимо радикально изменить свои методы работы, но ей мешали устаревшие ИТ-системы и плохо управляемые знания, особенно знания клиентов по четырем основным направлениям. функциональные сообщества — операции с клиентами, финансы, продажи и маркетинг. Brixco решила продемонстрировать свой проект ИТ-решения, создав, по сути, «сообщество практиков», которое охватило четыре основных функциональных сообщества. вместо того, чтобы ставить требования к сотрудникам в центр системы, Brixco попросила правление расставить приоритеты по ключевым целям, связанным с бизнес-стратегией корпорации. Когда это было выполнено, небольшая группа людей сформировала команду, чтобы определить заинтересованные стороны в процессе и, таким образом, определить, какие знания рабочие должны были предоставить этим заинтересованным сторонам. Это означало, что компания была последовательной в отправляемых сообщениях, ориентированных на клиентов, которым было легче управлять необходимой информацией. Результаты этой компании показывают, что люди/сотрудники готовы сформулировать связи между знаниями и их повседневной работой, и через связи с ожиданиями заинтересованных сторон они могут связать свои знания с бизнес-стратегией организации.
Управление знаниями — это обмен организационными коллективными знаниями, повышение производительности и поощрение инноваций внутри организации. В результате информация становится более доступной для всех, кто в ней нуждается, и повышается эффективность и производительность корпорации.
