Mentre il Web è una rete globale di computer collegati tra loro, una intranet è una rete interna a cui è possibile accedere solo internamente e di solito è accessibile tramite una password da utenti autorizzati come dipendenti, clienti esistenti o clienti. Un esempio di intranet è consentire ai clienti di accedere a dati di progetto e budget, fatture e vecchi report tramite una password.
Il vantaggio principale dell'implementazione di una intranet è il miglioramento delle comunicazioni; un'intranet facilita la condivisione delle conoscenze tra i dipendenti, la collaborazione su documenti relativi al lavoro, l'apprendimento delle ultime notizie aziendali, la socializzazione al di fuori del lavoro e la formazione di legami più forti. Inoltre, le intranet possono far risparmiare alle aziende denaro sui costi di stampa, carta e distribuzione. aumenteranno anche la produttività e l'efficienza.
Ad esempio, se sulla intranet vengono pubblicati elenchi dei dipendenti, informazioni sui vantaggi (401(k), assicurazioni, ecc.), vacanze, eventi imminenti, organigrammi aziendali e politiche, i dipendenti trascorrono meno tempo a cercare documenti o chiamare dipendenti in altri reparti per le risposte alle loro domande. I dipendenti possono anche ricevere informazioni su notizie e annunci contemporaneamente e in modo tempestivo invece di dover partecipare affinché la conoscenza venga annunciata durante la prossima riunione del personale/team o distribuita nelle loro caselle di posta interne. Questa condivisione dei dati fa sentire i dipendenti come una parte vitale dell'organizzazione. Grazie al miglioramento delle comunicazioni e dell'efficienza, è più probabile che i dipendenti siano soddisfatti del proprio lavoro e diventino più fedeli all'azienda, aumentando così la fidelizzazione dei dipendenti e migliorando il servizio clienti.
Per garantire il successo di un'intranet, le conoscenze su di essa devono essere in linea con il marchio, gli obiettivi aziendali e la missione dell'azienda. Inoltre, è necessario allocare personale e risorse sufficienti per promuovere e implementare l'intranet allo stesso modo come personale adeguato per mantenerlo e aggiornarlo.
Quando pensi al nome di un sito per la tua intranet, pensa a un nome che sia in linea con il tuo marchio. per esempio, l'intranet di Southwest Airlines si chiama Freedom Net, supporta il suo marchio esterno "A Symbol of Freedom", che è più semplice da ricordare, più sbarazzino e potente di www.southwest.com/employees/intranet.
Il miglior ringraziamento per determinare quali informazioni dovrebbero essere incluse nella tua intranet è condurre interviste o focus group con dipendenti di vari dipartimenti.
Integrare gli obiettivi intranet nella pianificazione strategica regolare aiuta a garantire che l'intranet sia allineata con gli obiettivi e gli obiettivi della tua azienda ogni anno. Idealmente, è necessario prendere in considerazione un approccio di squadra, che incorpori l'input da una serie di esigenze e prospettive degli utenti per rivedere e aggiornare l'intranet. Lo stratega della intranet monitorerà le prestazioni rispetto agli obiettivi, terrà traccia del budget e delle risorse assegnate al progetto e si assicurerà che le procedure standard siano implementate all'interno del layout delle pagine. L'addetto alle operazioni intranet sarebbe responsabile delle operazioni quotidiane della sede, che include l'interazione con altri dipartimenti come le risorse umane e il marketing per ottenere materiali aggiornati. Il compito principale dello sviluppatore dell'intranet è vedere i modi durante i quali migliorare e potenziare l'intranet. Tuttavia, scommettendo su quanto è grande la tua azienda, puoi assegnare solo 1 persona per essere addebitata per tutte e tre le attività principali o scoprire che questa funzione è svolta dall'outsourcing a un consulente. Oltre all'analisi dei suggerimenti che i dipendenti inviano tramite la casella dei suggerimenti di rete, i dipendenti dovrebbero essere intervistati quotidianamente sul contenuto e sullo stile dell'intranet e i risultati dovrebbero essere disponibili sull'intranet affinché tutti i dipendenti possano determinarli. Se le modifiche vengono apportate a seguito del feedback dei dipendenti, assicurati di dirlo sull'intranet per dimostrare ai tuoi dipendenti che apprezzi semplicemente il loro feedback e farli sentire come se fossero coinvolti attivamente nel processo.
Avvisare semplicemente i dipendenti via e-mail che la tua azienda ha implementato una intranet potrebbe non essere sufficiente per invogliarli a utilizzarla.
Devi indurli energizzati ed entusiasti dell'intranet. Forse a un certo punto potresti fornire il pranzo al tuo staff e spiegare come usarlo e quali sono i vantaggi per loro e per il aziendale. potrai anche creare un piano di implementazione adeguato e pubblicizzarlo internamente utilizzando testimonianze e storie specifiche di dipendenti che lo hanno testato, con conferma di quanto sia facile da usare e quali siano i vantaggi particolari per loro. inoltre, invierai anche una lettera di annuncio o forse organizzerai una festa di lancio su intranet.
Il successo della tua intranet dipende non solo da personale, finanziamenti e contenuti del sito adeguati, ma anche dal coinvolgimento del senior management. Se l'alta dirigenza non riesce a supportare attivamente l'intranet, sarà una sfida convincere gli altri a utilizzare il sistema. Se i leader aziendali si aspettano che i loro dipendenti utilizzino l'intranet, devono dare l'esempio e utilizzarla essi stessi.
