Notions de base sur la fiscalité des petites entreprises
Outre les bénéfices, les impôts sont également le problème le plus important auquel sont confrontées toutes les petites entreprises. Vous voudrez vous assurer que vous remplissez simplement toutes vos responsabilités envers le collecteur d'impôts et que vous saisissez également toutes les occasions de réduire les impôts. Utilisez ces conseils fiscaux pour vous assurer que vous ne donnez pas tout son dû à l'Oncle Sam.
Annulation : Déductions
Vous pouvez déduire toutes les dépenses d'entreprise « ordinaires et nécessaires » de vos revenus afin de réduire votre revenu imposable (voir la sous-section « Déductions fiscales » plus loin dans le chapitre). Certaines déductions sont évidentes — les dépenses dans des domaines tels que les voyages d'affaires, l'équipement, les salaires ou le loyer. Mais les principes régissant les radiations ne sont pas toujours simples. Ne négligez pas les déductions potentielles ultérieures :
✔ Pertes commerciales. Les pertes d'entreprise sont déduites du revenu personnel pour réduire les impôts. Si les pertes dépassent le revenu cette année, vous utiliserez une partie de la perte d'entreprise de cette année pour réduire un revenu imposable dans les années à venir.
✔ Impôts des employés. Si vous embauchez des employés, vous devrez payer (ou retenir sur leur salaire) un type d'impôt :
Retenue. l'assurance sociale (FICA), l'assurance-maladie et les impôts sur le revenu fédéraux et d'État doivent être retenus sur le salaire des employés.
Jumelage employeur. vous voulez faire correspondre les taxes FICA et Medicare et les payer avec les employés.
Taxe chômage. Taxes fédérales et étatiques sur le chômage.
Impôts estimés trimestriels
Cette partie du code des impôts fait trébucher de nombreux entrepreneurs et est très frustrante pour les entreprises à domicile. Le non-respect d'une facture d'impôt estimée peut créer des problèmes de revenu de la même manière que le risque de punir les pénalités du Service des impôts sur le revenu (IRS). L'antidote est simple : connaissez vos responsabilités :
✔ Qui doit payer ? vous devrez très probablement payer des taxes trimestrielles estimées si vous vous attendez à ce qu'une facture complète au cours d'une année donnée dépasse 500 $.
✔ quelle proportion devez-vous payer ? Au sommet de l'année, vous devez payer soit 90 % de l'impôt que vous devez pour l'année, soit 100 % du montant de l'impôt de l'année dernière (le chiffre est de 110 % si votre revenu dépasse 150,000 XNUMX $). Un comptable peut faciliter vos calculs de paiements. Sinon, vous pourrez soustraire les dépenses de votre revenu chaque trimestre et appliquer un taux d'imposition (et tout taux d'imposition sur le travail indépendant) au chiffre obtenu (votre bénéfice trimestriel).
Taxes de vente
De nombreux services sont sous l'écran radar taxable, mais la plupart des produits sont taxables (les exceptions typiques sont les aliments et les médicaments sur ordonnance). Cependant, les États continuent d'ajouter à la liste des services taxables, alors consultez le département des impôts d'un État pour savoir si vous devez facturer une taxe d'accise sur les services. Si vous vendez un produit ou un service soumis à la taxe d'accise, vous souhaitez vous inscrire auprès du service des impôts de l'État. Ensuite, vous souhaitez suivre les ventes taxables et non taxables et inclure ces informations dans une déclaration de taxe de vente.
Date limite des candidatures
En tant que salarié, vous ne devez retenir qu'une ou deux dates fiscales : le 1 avril et peut-être le 15 décembre. Mais d'autres dates peuvent avoir autant d'importance, voire plus, une fois que vous êtes impliqué dans votre propre entreprise :
✔ Rendements annuels. La plupart des déclarations annuelles sont dues le 15 avril pour les sociétés non constituées en société et les sociétés S. La société AC, cependant, doit déposer une déclaration de revenus annuelle dans les deux mois et demi suivant la clôture de son année.
✔ Impôts estimés. Les taxes estimées sont dues quatre fois par an : 15 avril, 15 juin, 15 septembre et 15 janvier.
✔ Taxes de vente. Les taxes de vente sont dues trimestriellement ou mensuellement, selon les fondations en très bon état.
✔ Impôts des employés. compte tenu de l'échelle d'une masse salariale, les impôts des salariés sont dus hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement.
Impôts et incorporation
Aux fins de l'impôt fédéral, il est souvent préférable pour une entreprise en démarrage d'être une société S au lieu d'une société quotidienne. cela peut être le cas alors que les changements récents des taux d'imposition ont rendu le choix un peu plus complexe.
Néanmoins, pour vous assurer qu'une société S vous convient le mieux, parlez-en à un comptable ou à un conseiller fiscal compétent. Gardez également à l'esprit qu'une société à responsabilité limitée (LLC) est également un excellent choix plus judicieux.
Commencer en tant que société S au lieu d'une société quotidienne peut être judicieux pour 2 raisons :
- Le revenu d'une société S est imposé à un seul niveau au lieu de deux - une facture totale sera probablement inférieure.
- Si une entreprise fonctionne à perte la première année, vous pourrez répercuter cette perte sur une déclaration de revenus privée, en l'utilisant pour compenser le revenu que vous (et un conjoint, si vous êtes marié) pourriez avoir d'autres sources.
Votre décision d'être une société S n'est pas permanente. Si vous découvrez plus tard qu'il y a des avantages fiscaux à être une société ordinaire, vous pouvez facilement changer le statut d'une société S.
Taxes des employés
Une entreprise est responsable de la collecte et du dépôt de certaines taxes au nom des employés. la suite est un résumé de ce que vous devez essayer de faire pour retenir et égaler les impôts sur les chèques de paie d'un employé :
✔ Obtenez un numéro d'employeur (EIN). Une entreprise doit déclarer les taxes sur l'emploi ou remettre des relevés d'impôts aux employés ;
vous avez besoin d'un EIN pour essayer de le faire. Obtenez le formulaire SS-4 (demande de numéro d'identification d'employeur) sur le net ou en appelant le 1-800-Tax-Form (1-800-829-3676).
✔ Déposez les retenues des employés à temps. plutôt que de payer directement le gouvernement fédéral, vous déposez auprès d'une institution financière agréée comme une banque d'affichage (1) l'impôt sur le revenu que vous avez retenu et (2) à la fois la part de l'employeur et la part de l'employé des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
✔ Émettez le formulaire 1099-Misc aux entrepreneurs indépendants. Les médecins, avocats, vétérinaires, entrepreneurs, vendeurs directs, agents immobiliers qualifiés, etc. qui exercent un métier indépendant dans lequel ils fournissent leurs services au grand public ne sont généralement pas des employés mais des entrepreneurs indépendants. Un travailleur est défini comme un entrepreneur indépendant s'il contrôle ce qu'il fait et la façon dont le travail est effectué. Ce qui compte, c'est que vous ayez le droit de gérer les petits caractères de la façon dont les services sont exécutés.
✔ Évitez les pénalités de paiement. Pour un employeur, payer et déclarer les taxes sur l'emploi pourrait être une «responsabilité fiduciaire», et cette responsabilité est prise très au sérieux par le Congrès, l'IRS et donc le bras du gouvernement. L'IRS peut imposer des pénalités de dépôt allant de 2 % du montant dû (pour les paiements en retard de 5 à 10 jours) à XNUMX % (pour les montants non payés dans les XNUMX jours suivant la réception de l'avis principal de l'IRS).
Se préparer à un contrôle fiscal
Un contrôle fiscal est une expérience que tout homme d'affaires espère éviter. Cependant, si l'IRS rend visite à une entreprise, comprendre ce qu'un auditeur pourrait rechercher peut faire la différence entre un inconvénient mineur et une difficulté importante. Au cours d'un audit complet, un agent de l'IRS peut étudier plusieurs éléments spécifiques dans un document extrêmement officiel et des dossiers commerciaux, notamment :
✔ Le revenu. L'IRS comparera les relevés bancaires et les dépôts aux revenus que vous avez déclarés. ils examineront également les factures, les registres des ventes et les reçus, ainsi qu'un livre de comptes et d'autres registres officiels de comptabilité. Si vous avez reçu des dons en espèces ou un héritage, conservez des registres pour documenter la proportion que vous avez reçue.
Sans preuve, l'IRS peut les classer comme des revenus et les imposer intrinsèquement. ils vont également classer tout échange de biens ou de services en lieu et place d'argent (comme les transactions de troc) comme un revenu imposable.
✔ Dépenses et déductions. Un vérificateur peut comparer les chèques annulés, les factures marquées « payées », les relevés bancaires, les relevés de carte de crédit, les reçus de paiement ou de dons de bienfaisance et d'autres documents commerciaux aux dépenses et déductions que vous avez déclarées sur une déclaration. ils accorderont une attention particulière aux dettes ou aux pertes commerciales déclarées ; dons de bienfaisance; et les frais de déplacement, de repas et de divertissement. Tenez un journal pour justifier les frais de déplacement, de repas et de divertissement et veillez à ne déduire que les dépenses professionnelles légitimes.
✔ Prêts et intérêts. Un auditeur peut examiner les documents de prêt, les dépôts, les relevés bancaires, les relevés de carte de crédit, les reçus et les chèques annulés pour vérifier que vous avez simplement utilisé de l'argent emprunté uniquement pour cacher des dépenses professionnelles. cela peut être important, car vous êtes autorisé à déduire les intérêts sur les prêts liés aux entreprises.
✔ Classifications des employés. L'IRS examinera les classifications des employés sur une déclaration et vérifiera ces données par rapport aux cartes d'horloge, aux descriptions de poste, aux régimes d'avantages sociaux, aux factures, aux chèques annulés, aux contrats et à d'autres documents commerciaux. Les auditeurs accorderont une attention particulière aux classifications des entrepreneurs indépendants, car de nombreuses entreprises classent à tort les employés réguliers comme des entrepreneurs.
✔ Paie. Les auditeurs examineront les chèques annulés, les déclarations de revenus, les dépôts, les registres commerciaux et d'autres formulaires pour vérifier l'exhaustivité, l'exactitude et le dépôt en temps opportun. ils examineront également les dossiers documentant l'état, fédéral, et la retenue à la source de la sécurité sociale (FICA), les taxes Medicare, le crédit anticipé sur le revenu gagné, l'indemnisation du chômage et les primes d'indemnisation des accidents du travail. L'IRS examinera les salaires et les primes versés aux propriétaires et aux dirigeants d'une entreprise pour s'assurer qu'ils sont légitimes et conformes aux normes de l'industrie.
✔ Autres enregistrements. Un auditeur peut même inspecter les dossiers d'un préparateur de déclarations de revenus ou d'un comptable, d'une banque ou d'une autre organisation financière, de fournisseurs et de clients. en plus d'inspecter une entreprise, un vérificateur peut inspecter les finances personnelles. L'IRS peut comparer un mode de vie actuel avec le revenu présenté sur une déclaration pour déterminer s'ils sont compatibles. Un auditeur peut également parler avec d'autres personnes qui sont intimes avec vous et votre situation financière.
Déductions fiscales
Les impôts sont une partie inévitable et douloureuse de la vie de chaque propriétaire d'entreprise. Mais il existe des moyens de réduire, voire d'éliminer, le fardeau fiscal d'une entreprise, si vous reconnaissez la façon d'utiliser les déductions fiscales des dépenses d'entreprise à un avantage.
La plupart des propriétaires d'entreprise savent qu'ils doivent des impôts sur les sociétés uniquement sur leurs bénéfices nets, c'est-à-dire leurs bénéfices totaux après avoir soustrait leurs déductions. Par conséquent, connaître un moyen de tirer pleinement parti d'un débours déductible peut réduire considérablement les bénéfices imposables.
Vous pouvez déduire légalement une variété de dépenses généralement associées à un commerce ou à une entreprise. Les déductions courantes comprennent :
✔ Les salaires des employés et la plupart des avantages sociaux.
✔ Paiements de loyer ou de location.
✔ Intérêts sur les prêts aux entreprises.
✔ impôts fonciers sur les biens d'entreprise.
✔ Impôts sur le revenu d'État, locaux et étrangers imposés à une entreprise.
✔ Assurance entreprise.
✔ Frais de publicité et de promotion.
✔ Éducation et formation des employés.
✔ Formation pour maintenir ou améliorer les compétences requises en affaires.
✔ Frais juridiques et professionnels.
✔ Utilitaires.
✔ Frais de téléphone.
✔ Réparations de bureau.
Si vous avez une entreprise à domicile ou un bureau d'affaires, vous pouvez également déduire un peu les taxes foncières résidentielles, les services publics et les frais de téléphone tant que vous serez en mesure de prouver la légitimité de l'entreprise à domicile.
Enfin, conservez toujours des dossiers commerciaux complets et exacts pour documenter les dépôts, les revenus, les dépenses et les déductions. Si le service des impôts de l'intérieur audite une entreprise, il devrait vous demander de démontrer que chaque entrée sur un document juridique est correcte.
Les lois fiscales changent chaque année et peuvent être très complexes. Consultez toujours un comptable ou un avocat fiscaliste pour obtenir de l'aide, des stratégies et des recommandations pour une situation personnelle.
