Si bien la web es una red global de computadoras conectadas entre sí, una intranet es una red interior a la que solo se puede acceder internamente y, por lo general, los usuarios autorizados, como empleados, clientes existentes o usuarios, acceden a través de una contraseña. Permitir que los clientes accedan a datos de proyectos y presupuestos, facturas e informes antiguos a través de una contraseña es un ejemplo de una intranet.
La ventaja clave de implementar una intranet es mejorar las comunicaciones; una intranet facilita que los empleados compartan conocimientos entre sí, colaboren en documentos relacionados con el trabajo, aprendan las noticias más recientes de la empresa y socialicen fuera del trabajo y formen vínculos más fuertes. Además, las intranets pueden ahorrar dinero a las empresas en costos de impresión, papel y distribución. también aumentarán la productividad y la eficiencia.
Por ejemplo, si se publican en la intranet directorios de empleados, información sobre beneficios (401(k), seguros, etc.), feriados, próximos eventos, organigramas de la empresa y políticas, los empleados pasan menos tiempo buscando documentos o llamando a empleados de otros lugares. departamentos para obtener respuestas a sus preguntas. Los empleados pueden incluso recibir información sobre noticias y anuncios simultáneamente y de manera oportuna en lugar de tener que asistir para que el conocimiento se anuncie en la próxima reunión de personal/equipo o se distribuya en sus buzones internos. Este intercambio de datos hace que los empleados sientan que son una parte vital de la organización. Como resultado de la mejora de las comunicaciones y la eficiencia, es más probable que los empleados estén satisfechos con sus trabajos y se vuelvan más leales a la empresa, lo que aumenta la retención de empleados y mejora el servicio al cliente.
Para garantizar que una intranet sea exitosa, el conocimiento sobre ella debe estar en consonancia con la marca, los objetivos comerciales y la misión de la empresa. Además, se debe asignar suficiente personal y recursos para promover e implementar la intranet, así como personal adecuado para mantenerla y actualizarla.
Cuando piense en un nombre de sitio para su intranet, piense en un nombre que esté en línea con su marca. por ejemplo, la intranet de Southwest Airlines se llama Freedom Net, respaldada por su marca externa "A Symbol of Freedom", que es más fácil de recordar, más picante y poderosa que www.southwest.com/employees/intranet.
La mejor manera de determinar qué información debe incluirse en su intranet es realizar entrevistas o grupos focales con empleados de varios departamentos.
La incorporación de los objetivos de la intranet en la planificación estratégica regular ayuda a garantizar que la intranet esté alineada con las metas y objetivos de su empresa anualmente. Idealmente, debe considerar un enfoque de equipo, incorporando aportes de varios conjuntos de necesidades y perspectivas de los usuarios para revisar y actualizar la intranet. El estratega de intranet monitorearía el desempeño contra los objetivos, rastrearía el presupuesto y los recursos asignados al proyecto y se aseguraría de que los procedimientos estándar se implementen dentro del diseño de las páginas. La persona de operaciones de intranet sería responsable de las operaciones diarias de la ubicación, lo que incluye interactuar con otros departamentos como recursos humanos y marketing para obtener materiales actualizados. El trabajo principal del desarrollador de intranet es ver formas de mejorar y mejorar la intranet. Sin embargo, apostando por el tamaño de su empresa, puede asignar solo 1 persona para que se encargue de las tres tareas principales o encontrar esta función mediante la subcontratación a un consultor. Además de analizar las sugerencias que los empleados envían a través del buzón de sugerencias de la red, los empleados deben ser encuestados diariamente sobre el contenido y el estilo de la intranet, y los resultados deben estar disponibles en la intranet para que todos los empleados los determinen. Si se realizan cambios como resultado de los comentarios de los empleados, tenga cuidado de decirlo en la intranet para demostrarles a sus empleados que simplemente valora sus comentarios y les hace sentir que están activamente involucrados en el proceso.
Simplemente alertar a sus empleados por correo electrónico de que su empresa ha implementado una intranet podría no ser suficiente para atraerlos a usarla.
Necesita inducirlos energizados y entusiasmados con la intranet. Tal vez podría proporcionar almuerzo para su personal en algún momento y explicar la forma de usarlo y cuáles son las ventajas para ellos y para el corporativo. también podrá crear un plan de implementación adecuado y publicitarlo internamente utilizando testimonios e historias específicas de empleados que lo han probado, con confirmación sobre lo fácil que es usarlo y cuáles son los beneficios particulares para ellos. además, también enviará una carta de anuncio o tal vez organice una fiesta de lanzamiento de la intranet.
El éxito de su intranet depende no solo del personal adecuado, la financiación y el contenido del sitio, sino también de la aceptación de la alta dirección. Si la alta gerencia no apoya activamente la intranet, será un desafío convencer a otros para que usen el sistema. Si los líderes de la empresa esperan que sus empleados usen la intranet, deben predicar con el ejemplo y usarla ellos mismos.
