Conceptos básicos de impuestos para pequeñas empresas
Junto a las ganancias, los impuestos también son el problema más importante que enfrentan todas las pequeñas empresas. Querrá asegurarse de que simplemente está cumpliendo con todas sus responsabilidades con el recaudador de impuestos y también aprovechando todas las oportunidades para reducir los impuestos. Use estos consejos sobre impuestos para asegurarse de que no le está dando al Tío Sam lo que le corresponde.
Escribiéndolo: Deducciones
Puede deducir todos los gastos comerciales "ordinarios y necesarios" de los ingresos para reducir los ingresos imponibles (consulte la subsección "Deducciones fiscales" más adelante en este capítulo). Algunas deducciones son obvias: gastos en áreas tales como viajes de negocios, equipo, salarios o alquiler. Pero los principios que rigen las cancelaciones no siempre son simples. No pase por alto las posibles deducciones posteriores:
✔ Pérdidas comerciales. Las pérdidas comerciales se deducen de los ingresos personales para reducir los impuestos. Si las pérdidas superan los ingresos de este año, utilizará una cantidad de las pérdidas comerciales de este año para reducir los ingresos imponibles en años futuros.
✔ Impuestos de empleados. Si contrata empleados, deberá pagar, o retener de sus salarios, un estilo de impuestos:
retención. el seguro social (FICA), Medicare y los impuestos sobre la renta federales y estatales deben retenerse del pago de los empleados.
Coincidencia de empleadores. desea igualar los impuestos FICA y Medicare y pagarlos junto con los empleados.
Impuesto de desempleo. Impuestos de desempleo federales y estatales.
Impuestos estimados trimestrales
Esta área del código tributario hace tropezar a muchos empresarios y es muy irritante para los negocios desde el hogar. El incumplimiento de una factura de impuestos estimada puede crear problemas de ingresos de manera similar debido a la posibilidad de castigar las multas del Servicio de impuestos sobre la renta (IRS). El antídoto es simple: conozca sus responsabilidades:
✔ ¿Quién debe pagar? lo más probable es que deba pagar impuestos trimestrales estimados si espera que una factura completa durante un año determinado supere los $500.
✔ ¿Qué proporción hay que pagar? Al final del año, debe pagar el 90 por ciento de los impuestos que adeuda para el año o el 100 por ciento del monto del impuesto del año pasado (la cifra es del 110 por ciento si sus ingresos superan los $150,000). Un contador puede facilitar su cálculo de pagos. De lo contrario, podrá restar los gastos de sus ingresos cada trimestre y aplicar una tasa impositiva (y cualquier tasa impositiva sobre el trabajo por cuenta propia) a la cifra resultante (su ganancia trimestral).
Impuestos de ventas
Muchos servicios están bajo la pantalla del radar sujeto a impuestos, pero la mayoría de los productos están sujetos a impuestos (las excepciones típicas son los alimentos y los medicamentos recetados). Sin embargo, los estados continúan agregando a la lista de servicios sujetos a impuestos, así que consulte al departamento de impuestos de un estado para averiguar si debe cobrar impuestos especiales sobre los servicios. Si está vendiendo un producto o servicio que está sujeto a impuestos especiales, debe registrarse en el departamento de impuestos del estado. Luego, desea realizar un seguimiento de las ventas gravables y no gravables e incluir esa información en una declaración de impuestos sobre las ventas.
Fechas límites
Como trabajador asalariado, debe recordar solo una o dos fechas relacionadas con los impuestos: el 1 de abril y tal vez el 15 de diciembre. Pero otras fechas pueden importar tanto o más una vez que esté involucrado en su propio negocio:
✔ Rendimientos anuales. La mayoría de las declaraciones anuales vencen el 15 de abril para las empresas no incorporadas y las corporaciones S. Sin embargo, la corporación AC debe presentar una declaración corporativa anual dentro de los dos meses y medio posteriores al cierre de su año.
✔ Impuestos estimados. Los impuestos estimados se deben cuatro veces al año: 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero.
✔ Impuestos de ventas. Los impuestos sobre las ventas se pagan trimestral o mensualmente, dependiendo de las fundaciones en un mismo estado.
✔ Impuestos de empleados. considerando la escala de una nómina, los impuestos de los empleados se pagan semanal, mensual o trimestralmente.
Impuestos y Constitución
A los fines de los impuestos federales, a menudo es mejor que una empresa nueva sea una corporación S en lugar de una corporación diaria. esto puede ser así, mientras que los cambios recientes en las tasas impositivas han hecho que la elección sea un poco más compleja.
Aún así, para estar seguro de que una corporación S es lo mejor para usted, hable con un contador o asesor fiscal experto. También tenga en cuenta que una sociedad de responsabilidad civil (LLC) también es una excelente opción más sensata.
Comenzar como una corporación S en lugar de una corporación diaria puede ser una buena idea por 2 razones:
- Los ingresos de una corporación S se gravan en solo 1 nivel en lugar de dos; es probable que una factura total sea menor.
- Si una empresa opera con pérdidas el primer año, podrá transferir esa pérdida a una declaración de impuestos privada, usándola para compensar los ingresos que usted (y su cónyuge, si está casado) pueden tener de otros fuentes.
Su decisión de ser una corporación S no es permanente. Si luego descubre que hay ventajas fiscales por ser una corporación común, puede cambiar fácilmente el estado de una corporación S.
Impuestos de los empleados
Una empresa es responsable de recaudar y declarar algunos impuestos en nombre de los empleados. el siguiente es un resumen de lo que debe hacer para retener e igualar los impuestos sobre los cheques de pago de un empleado:
✔ Obtenga un número de empleador (EIN). Una empresa debe informar los impuestos sobre el empleo o dar declaraciones de impuestos a los empleados;
necesita un EIN para tratar de hacer esto. Obtenga el Formulario SS-4 (Solicitud de Número de Identificación de Empleador) de la red, o llamando al 1-800-Tax-Form (1-800-829-3676).
✔ Depositar las retenciones de los empleados a tiempo. en lugar de pagar directamente al gobierno federal, usted deposita en una institución financiera con licencia, como un banco de vallas publicitarias (1) el impuesto sobre la renta que le han retenido y (2) tanto la parte del empleador como la parte del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare.
✔ Emita el formulario 1099-Misc para contratistas independientes. Los médicos, abogados, veterinarios, contratistas, vendedores directos, agentes de bienes raíces calificados y otros que ejercen un comercio independiente en el que brindan sus servicios al público en general generalmente no son empleados sino contratistas independientes. Un trabajador se define como contratista independiente si controla lo que hace y la forma en que se realiza el trabajo. Lo que importa es que tengas derecho a gestionar la letra pequeña de cómo se realizan los servicios.
✔ Evita multas por pago. Para un empleador, pagar y declarar los impuestos laborales podría ser una "responsabilidad fiduciaria", y el Congreso, el IRS y, por lo tanto, el brazo del gobierno se toman muy en serio esa responsabilidad. El IRS puede imponer multas por depósitos que van desde el 2 por ciento de la cantidad adeudada (para pagos que se retrasan de uno a cinco días) hasta el quince por ciento (para cantidades no pagadas dentro de los 5 días posteriores a la recepción del aviso principal del IRS).
Preparación para una auditoría fiscal
Una auditoría fiscal es una experiencia que todo empresario espera evitar. Sin embargo, si el IRS hace una visita a un negocio, comprender lo que un auditor podría buscar puede marcar la diferencia entre un inconveniente menor y una dificultad significativa. Durante una auditoría completa, un agente del IRS puede estudiar varios elementos específicos en un documento extremadamente oficial y registros comerciales, que incluyen:
✔ Renta. El IRS comparará los estados de cuenta bancarios y los depósitos con los ingresos que usted declaró. también revisarán facturas, registros de ventas y recibos, junto con un libro de cuentas y otros registros contables formales. Si recibió regalos en efectivo o una herencia, mantenga registros para documentar qué proporción recibió.
Sin pruebas, el IRS puede clasificarlos como ingresos y gravarlos intrínsecamente. también van a clasificar cualquier intercambio de bienes o servicios en lugar de dinero (como las transacciones de trueque) como ingresos imponibles.
✔ Gastos y deducciones. Un auditor puede comparar los cheques cancelados, las facturas marcadas como "pagadas", los estados de cuenta bancarios, los estados de cuenta de Mastercard, los recibos de pago o los obsequios caritativos y otros registros comerciales con los gastos y deducciones que usted informó en una declaración. prestarán especial atención a las deudas o pérdidas comerciales reportadas; regalos caritativos; y gastos de viaje, comida y entretenimiento. Mantenga un registro para corroborar los gastos de viajes, comidas y entretenimiento y tenga cuidado de deducir solo los gastos comerciales legítimos.
✔ Préstamos e intereses. Un auditor puede revisar la documentación del préstamo, los depósitos, los estados de cuenta bancarios, los estados de cuenta de Mastercard, los recibos y los cheques cancelados para verificar que simplemente usó el dinero prestado solo para ocultar los gastos comerciales. esto puede ser importante, porque se le permite deducir los intereses de los préstamos relacionados con el negocio.
✔ Clasificaciones de empleados. El IRS revisará las clasificaciones de los empleados en una declaración y comparará estos datos con las tarjetas de reloj, descripciones de puestos, planes de beneficios, facturas, cheques cancelados, contratos y otros registros comerciales. Los auditores prestarán especial atención a las clasificaciones de contratistas independientes, porque muchas empresas clasifican incorrectamente a los empleados regulares como contratistas.
✔ Nómina de sueldos. Los auditores examinarán los cheques cancelados, las declaraciones de impuestos, los depósitos, los registros comerciales y otros formularios para verificar que estén completos, precisos y presentados a tiempo. también revisarán los registros que documentan el estado, federaly retención del Seguro Social (FICA), impuestos de Medicare, crédito por ingreso del trabajo adelantado, compensación por desempleo y primas de compensación para trabajadores. El IRS examinará los salarios y bonos pagados a los propietarios y funcionarios de una empresa para asegurarse de que sean legítimos y cumplan con los estándares de la industria.
✔ Otros registros. Un auditor puede incluso inspeccionar registros de un preparador de impuestos o contador, banco u otra organización financiera, proveedores y clientes. además de inspeccionar un negocio, un auditor puede inspeccionar las finanzas personales. El IRS puede comparar un estilo de vida actual con los ingresos presentados en una declaración para determinar si son compatibles. Un auditor también puede hablar con otras personas que están íntimamente relacionadas con usted y su situación financiera.
Deducciones fiscales
Los impuestos son una parte inevitable y dolorosa de la vida de cada propietario de una empresa. Pero hay maneras de reducir, si no eliminar, la carga fiscal de una empresa, si reconoce la forma de utilizar las deducciones fiscales de los gastos comerciales para obtener una ventaja.
La mayoría de los dueños de negocios saben que deben impuestos comerciales solo sobre sus ganancias comerciales netas, es decir, sus ganancias totales después de restar sus deducciones. Como resultado, conocer una forma de aprovechar al máximo un desembolso deducible puede reducir drásticamente las ganancias imponibles.
Puede deducir legalmente una variedad de gastos comúnmente asociados con un oficio o negocio. Las deducciones comunes incluyen:
✔ Salarios de los empleados y la mayoría de los beneficios de los empleados.
✔ Pagos de alquiler o arrendamiento.
✔ Intereses sobre préstamos comerciales.
✔ impuestos a la propiedad sobre la propiedad comercial.
✔ Impuestos sobre la renta estatales, locales y extranjeros aplicados a una empresa.
✔ Seguro de empresa.
✔ Gastos de publicidad y promoción.
✔ Educación y capacitación de los empleados.
✔ Educación para mantener o mejorar las habilidades comerciales requeridas.
✔ Honorarios legales y profesionales.
✔ Utilidades.
✔ Gastos de teléfono.
✔ Reparaciones de oficina.
Si tiene un negocio en el hogar o una oficina comercial, también puede deducir un poco de los impuestos sobre la tierra residenciales, los servicios públicos y los gastos de teléfono siempre que pueda probar la legitimidad del negocio en el hogar.
Finalmente, mantenga siempre registros comerciales completos y precisos para documentar depósitos, ingresos, gastos y deducciones. Si el Servicio de Impuestos Internos audita un negocio, debe exigirle que demuestre que cada entrada en un documento legal es correcta.
Las leyes fiscales cambian anualmente y pueden ser muy complejas. Siempre consulte a un contador o abogado de impuestos para obtener asistencia, estrategias y recomendaciones para una situación personal.
