Ενώ ο Frederick Taylor εστίαζε στον προγραμματισμό της εργασίας και στις τεχνικές διαχείρισης των εργοδηγών και των διευθυντών, ο Henri Fayol εξέτασε τη διοίκηση από την οπτική της ανώτατης διοίκησης. Το βιβλίο του Henri Fayol, General and Industrial Management, που εκδόθηκε το 1916, βασίζεται στη μακρόχρονη εργασιακή του εμπειρία.
Η Προσέγγιση Διαδικασίας Διαχείρισης, όπως και η Επιστημονική Προσέγγιση Διαχείρισης, εστίασε στις αρχές της αποτελεσματικότητας και του ορθολογισμού και προσπάθησε να αναπτύξει αρχές που σχετίζονται με όλους τους τομείς της διοίκησης. Μπορούμε να πούμε ότι αυτή η μελέτη συνεισφέρει δύο βασικές συνεισφορές στη σκέψη της διοίκησης: Πρώτον, χαρακτηρίζει τις λειτουργίες της διοίκησης ή τις θέσεις εργασίας του διευθυντή και η άλλη είναι να δημιουργήσει ένα σύνολο αρχών για τους διευθυντές που θα εκπληρώσουν αυτές τις λειτουργίες.
Ο Henri Fayol χειρίστηκε όλες τις δραστηριότητες στις επιχειρήσεις σε 6 ομάδες. Αυτά τα:
– Τεχνικές (παραγωγικές) δραστηριότητες,
– Εμπορικές (αγορές, πωλήσεις) δραστηριότητες,
– Οικονομικές (εξεύρεση κεφαλαίου και αναζήτηση των καταλληλότερων ευκαιριών χρήσης) δραστηριότητες
– Δραστηριότητες ασφάλειας (προστασίας εργαζομένων και χώρου εργασίας).
– Λογιστικές (συμπεριλαμβανομένων των στατιστικών) δραστηριότητες
– Δραστηριότητες διαχείρισης (σχεδιασμός, οργάνωση, διεύθυνση, συντονισμός και έλεγχος).
Η διοίκηση ορίστηκε από τον Henri Fayol ως «βλέποντας το μέλλον (σχεδιασμός), οργάνωση, διοίκηση, συντονισμός και έλεγχος».
Ο Henri Fayol, βασισμένος στις προσωπικές του εμπειρίες και παρατηρήσεις, πρότεινε 14 βασικές αρχές για επιτυχημένη διαχείριση και υποστήριξε ότι με τη σωστή εφαρμογή αυτών των αρχών, οι επιχειρήσεις θα πετύχουν. Αυτές οι αρχές μπορούν να απαριθμηθούν ως εξής.
- Καταμερισμός Εργασίας: Η αποτελεσματική χρήση του εργατικού δυναμικού και η αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων σε συνάρτηση με τις γνώσεις, την εμπειρία και τις ικανότητές τους σημαίνει να προχωρήσουμε στον καταμερισμό της εργασίας. Ο Fayol δηλώνει ότι αυτή η αρχή πρέπει να εφαρμόζεται σε όλα τα είδη εργασίας, ακόμη και σε τεχνικές εργασίες καθώς και σε διευθυντικές εργασίες.
- Εξουσία και ευθύνη: Ο Fayol βλέπει την εξουσία και την ευθύνη ως αλληλένδετα και δηλώνει ότι καθώς αυξάνεται η θέση του υπαλλήλου, η εξουσία και οι ευθύνες του θα αυξηθούν για να συμπεριλάβουν εκείνες στην προηγούμενη θέση του. Θα ήταν σκόπιμο να ορίσουμε εδώ την εξουσία και την ευθύνη. Η εξουσία είναι το «δικαίωμα στην εντολή» που έχει ο διαχειριστής. Ο Fayol εξέφρασε την εξουσία ως συνάρτηση της «θέσης» του διευθυντή και των «χαρακτηριστικών της προσωπικότητάς» του (νοημοσύνη, εμπειρία, ηθικές αξίες, προηγούμενες υπηρεσίες, κ.λπ.). Η χρήση εξουσίας δημιουργεί ευθύνη. Ο χρήστης αυτής της αρχής είναι υπεύθυνος για τις συνέπειες της αρχής που χρησιμοποιείται.
- Πειθαρχία: Είναι η καθιέρωση ενός συστήματος που θα διασφαλίζει ότι οι εργασίες εκτελούνται με συγκεκριμένη σειρά. Αναφέρεται σε μια ενότητα απόφασης σχετικά με το πώς να κάνετε πράγματα, πώς να χρησιμοποιήσετε πόρους και ποια θα είναι τα αποτελέσματα. Σύμφωνα με τον Fayol, η πειθαρχία είναι απαραίτητη για την επιτυχία των μάνατζερ σε όλα τα επίπεδα.
- Ενότητα Διοίκησης: Σημαίνει ότι κάθε υφιστάμενος υποτάσσεται σε έναν μόνο ανώτερο. Δηλαδή, οι υφιστάμενοι θα πρέπει να λαμβάνουν εντολές από έναν μόνο διευθυντή και να λογοδοτούν σε έναν μόνο διευθυντή. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα σύστημα κατάλληλο για αυτό με τις ρυθμίσεις που γίνονται για την επιτυχία της επιχείρησης. Ωστόσο, φαίνεται ότι αυτή η αρχή δεν εφαρμόζεται σε ορισμένες οργανωτικές δομές σήμερα.
- Ένωση Διοίκησης: Σύμφωνα με αυτή την αρχή, όλες οι δραστηριότητες για τον ίδιο σκοπό θα πρέπει να εκτελούνται από έναν μόνο διευθυντή, ανάλογα με ένα σχέδιο. Αυτό που πρέπει να εκφραστεί εδώ δεν είναι ότι όλες οι αποφάσεις πρέπει να λαμβάνονται από τον κορυφαίο διευθυντή. Αυτή η αρχή σχετίζεται με τη δημιουργία οργανωτικής δομής. Έτσι, η προγραμματισμένη διαχείριση των δραστηριοτήτων κάθε οργανωτικής μονάδας υπό έναν και μόνο διαχειριστή για την επίτευξη κοινών γενικών στόχων θα δημιουργήσει μια ενότητα διοίκησης.
- Η υπεροχή των γενικών συμφερόντων έναντι των ατομικών συμφερόντων: Εάν υπάρχει σύγκρουση ή διαφορά μεταξύ προσωπικών και γενικών συμφερόντων, η διοίκηση θα πρέπει να παρέχει συμβιβασμό μεταξύ τους, διατηρώντας παράλληλα τα γενικά συμφέροντα στην πρώτη γραμμή.
- Δικαιοσύνη: Ένα από τα καθήκοντα του διευθυντή είναι να συμπεριφέρεται δίκαια στους εργαζόμενους και να επιτρέπει την εκτέλεση δραστηριοτήτων που θα παρέχουν τη μέγιστη ικανοποίηση τόσο στον εργοδότη όσο και στον εργαζόμενο.
- Κεντρικότητα: Ο Φαγιόλ δεν χρησιμοποίησε τον όρο συγκέντρωση εξουσίας, αλλά αυτό περιγράφει στις εξηγήσεις του.
- Ιεραρχική Δομή: Έχει καθοριστεί ως αλυσίδα διαχειριστών από την κορυφή προς τα κάτω. Αυτή η αλυσίδα, που διαδέχεται η μία την άλλη, θα πρέπει να χρησιμοποιείται σε κάθε είδους συναλλαγές και επικοινωνίες. Η ιεραρχική δομή και η αρχή της ενότητας της διοίκησης αλληλοσυμπληρώνονται. Σε μια ιεραρχική δομή, οι υφιστάμενοι μπορούν ξεκάθαρα να γνωρίζουν από ποιον να λαμβάνουν εντολές και σε ποιον θα είναι υπεύθυνοι. Η επικοινωνία είναι πολύ αργή στις ιεραρχικές δομές. Ο Fayol πρότεινε ένα μοντέλο για να καλύψει αυτό το κενό.
- Τάξη: Ο Φαγιόλ δηλώνει σε αυτή την αρχή ότι υπάρχουν δύο ομάδες ως υλική και κοινωνική τάξη. Φυσικά, αυτή η αρχή σχετίζεται με τον προσδιορισμό της θέσης κάθε εργασίας και κάθε εργαζομένου καλά. Ο Fayol εξηγεί αυτή την αρχή ως ένα μέρος για όλους και για όλα και για όλα ή για όλους στη θέση του.
- Ισότητα: Η πίστη και η αφοσίωση των εργαζομένων μπορεί να είναι δυνατή μόνο εάν ο διευθυντής τους συμπεριφέρεται δίκαια και ισότιμα.
- Διατήρηση εργαζομένων: Η περιττή εναλλαγή εργατικού δυναμικού και η κακή διαχείριση αυξάνουν το κόστος και μειώνουν την παραγωγικότητα. Ως εκ τούτου, οι αποτελεσματικές μέθοδοι πρόσληψης και ενσωμάτωσης υπαλλήλων αποφεύγουν το περιττό κόστος.
- Πρωτοβουλία: Μπορεί να οριστεί ως η ικανότητα προγραμματισμού και υλοποίησης. Θα πρέπει να αναμένεται από τους εργαζόμενους να συγκεντρώνουν όλα τα ταλέντα και τις προσπάθειές τους στη δουλειά τους και να ωθούν τις συνθήκες για να αδράξουν τις ευκαιρίες. Ο διευθυντής, ο οποίος αποτελεί παράδειγμα για το προσωπικό με αυτές τις συμπεριφορές, θα πρέπει να προσπαθεί να αναπτύξει τα ίδια χαρακτηριστικά στους υφισταμένους του.
- Πνεύμα Ενότητας: Μπορεί να ειπωθεί ότι αυτή η αρχή είναι το ακριβές ισοδύναμο του ρητού ότι η δύναμη προέρχεται από την ενότητα. Υπογραμμίζοντας την ανάγκη για ομαδική εργασία ως προέκταση της αρχής της ενότητας της διοίκησης, η σημασία της επικοινωνίας είναι αναμφισβήτητη. Για το λόγο αυτό, οι διευθυντές θα πρέπει να λάβουν τα απαραίτητα μέτρα για να ενισχύσουν την ενότητα μεταξύ των εργαζομένων, να δημιουργήσουν την πίστη τους στην επιχείρηση και να εξασφαλίσουν εσωτερική αρμονία.
