Web, birbirine bağlı küresel bir bilgisayar ağı olsa da, bir intranet, yalnızca dahili olarak erişilebilen ve genellikle çalışanlar, mevcut müşteriler veya müşteriler gibi yetkili kullanıcılar tarafından bir parola aracılığıyla erişilebilen bir iç mekan ağıdır. Müşterilerin bir parola aracılığıyla proje ve bütçe verilerine, faturalara ve eski raporlara erişmesine izin vermek bir intranet örneğidir.
Bir intranet uygulamasının temel avantajı, gelişmiş iletişimdir; intranet, çalışanların birbirleriyle bilgi paylaşımını, işle ilgili belgeler üzerinde işbirliğini, en son şirket haberlerini öğrenmeyi ve iş dışında sosyalleşmeyi ve daha güçlü bağlar kurmayı kolaylaştırır. Ek olarak, intranetler şirketlerin baskı, kağıt ve dağıtım maliyetlerinden tasarruf etmesini sağlayabilir. aynı zamanda üretkenliği ve verimliliği de artıracaklar.
Örneğin, çalışan rehberleri, sosyal haklar bilgileri (401(k), sigorta vb.), tatiller, yaklaşan etkinlikler, şirket organizasyon şemaları ve politikalar intranette yayınlanırsa, çalışanlar evrak aramak veya çalışanları aramak için daha az zaman harcarlar. sorularına cevap bulmak için bölümler. Hatta çalışanlar, bir sonraki personel/ekip toplantısında duyurulacak veya iç posta kutularına dağıtılacak bilgiler için katılmak yerine, haber ve duyurularla ilgili bilgileri eş zamanlı ve zamanında alabilirler. Bu veri paylaşımı, çalışanların organizasyonun hayati bir parçası olduklarını hissetmelerini sağlar. İyileştirilmiş iletişim ve verimliliğin bir sonucu olarak, çalışanların işlerinden daha fazla memnun olmaları ve şirkete daha sadık olmaları, böylece çalışanların elde tutulmasını ve müşteri hizmetlerini geliştirmesi daha olasıdır.
Bir intranetin başarılı olmasını sağlamak için, bununla ilgili bilgilerin şirketin markasına, iş hedeflerine ve misyonuna uygun olması gerekir. Ek olarak, intraneti desteklemek ve uygulamak için yeterli personel ve aynı şekilde onu sürdürmek ve yenilemek için yeterli personel ve kaynak tahsis edilmelidir.
İntranetiniz için bir site adı düşünürken, markanıza uygun bir ad düşünün. örneğin, Southwest Airlines'ın intranetinin adı Freedom Net'tir ve www.southwest.com/employees/intranet'ten daha hatırlaması daha kolay, daha hafif ve daha güçlü olan harici markası “A Symbol of Freedom”u desteklemiştir.
İntranetinizde hangi bilgilerin yer alması gerektiğini belirlemenin en iyi yolu, çeşitli departmanlardan çalışanlarla görüşmeler veya odak grupları yapmaktır.
İntranet hedeflerini düzenli stratejik planlamaya dahil etmek, intranetin yıllık olarak şirketinizin hedef ve hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamaya yardımcı olur. İdeal olarak, intraneti gözden geçirmek ve yenilemek için çeşitli kullanıcı ihtiyaçları ve bakış açılarından girdileri bir araya getiren bir ekip yaklaşımını göz önünde bulundurmalısınız. İntranet stratejisti hedeflere göre performansı izleyecek, projeye tahsis edilen bütçeyi ve kaynakları takip edecek ve sayfa düzeni içinde standart prosedürlerin uygulandığından emin olacaktır. İntranet operasyonları elemanı, güncellenmiş materyalleri almak için insan kaynakları ve pazarlama gibi diğer departmanlarla etkileşimi içeren konumun günlük operasyonlarından sorumlu olacaktır. İntranet geliştiricisinin ana işi, intraneti geliştirmenin ve geliştirmenin yollarını görmektir. Ancak, şirketinizin ne kadar büyük olduğuna bahse girerseniz, üç ana görevin tümü için yalnızca 1 kişiyi sorumlu olarak atayabilir veya bir danışmana dış kaynak sağlayarak bu işlevin sunulmasını sağlayabilirsiniz. Çalışanların net öneri kutusu aracılığıyla gönderdikleri önerilerin analiz edilmesinin yanı sıra, intranetin içeriği ve tarzı hakkında çalışanlara günlük olarak anket yapılması ve sonuçların tüm çalışanların belirlemesi için intranet üzerinde bulunması gerekir. Çalışanlardan gelen geri bildirimler sonucunda değişiklikler yapılırsa, çalışanlarınıza yalnızca geri bildirimlerine değer verdiğinizi kanıtlamak ve sürece aktif olarak dahil olduklarını hissettirmek için bunu intranette söylemeye özen gösterin.
Çalışanlarınızı e-posta yoluyla şirketinizin bir intranet kurduğu konusunda uyarmak, onları kullanmaya ikna etmek için yeterli olmayabilir.
Onları intranet konusunda enerjik ve heyecanlı hale getirmeniz gerekiyor. Belki bir noktada personeliniz için öğle yemeği sağlayabilir ve bunu kullanmanın yolunu ve onlara ve diğerlerine avantajlarının neler olduğunu açıklayabilirsiniz. tüzel. Ayrıca, uygun bir uygulama planı oluşturabilecek ve bunu test etmiş olan çalışanların referanslarını ve belirli hikayelerini kullanarak, bu planı kullanmanın ne kadar kolay olduğu ve onlara özel faydalarının neler olduğu konusunda onayla birlikte bunu şirket içinde yayınlayabileceksiniz. ayrıca bir duyuru mektubu da gönderecek veya belki bir intranet lansman partisi düzenleyeceksiniz.
İntranetinizin başarısı yalnızca yeterli personel, finansman ve site içeriğine değil, aynı zamanda üst yönetimin katılımına da bağlıdır. Üst yönetim intraneti aktif olarak destekleyemezse, diğerlerini sistemi kullanmaya ikna etmek zor olacaktır. Şirket liderleri çalışanlarının intraneti kullanmasını bekliyorsa, örnek olmaları ve kendilerinin kullanmaları gerekir.
