Alors que le Web est un réseau mondial d'ordinateurs reliés entre eux, un intranet est un réseau intérieur accessible uniquement en interne et généralement accessible via un mot de passe par des utilisateurs autorisés tels que des employés, des clients existants ou des clients. Permettre aux clients d'accéder aux données de projet et de budget, aux factures et aux anciens rapports via un mot de passe est un exemple d'intranet.
Le principal avantage de la mise en œuvre d'un intranet est l'amélioration des communications ; un intranet facilite le partage des connaissances entre les employés, la collaboration sur des documents liés au travail, l'apprentissage des dernières nouvelles de l'entreprise, la socialisation en dehors du travail et la formation de liens plus solides. De plus, les intranets peuvent permettre aux entreprises d'économiser de l'argent sur les coûts d'impression, de papier et de distribution. ils augmenteront également la productivité et l'efficacité.
Par exemple, si les répertoires des employés, les informations sur les avantages sociaux (401(k), les assurances, etc.), les vacances, les événements à venir, les organigrammes de l'entreprise et les politiques sont publiés sur l'intranet, les employés passent moins de temps à chercher des documents ou à appeler des employés dans d'autres départements pour obtenir des réponses à leurs questions. Les employés peuvent même recevoir des informations concernant les nouvelles et les annonces simultanément et en temps opportun au lieu d'avoir à assister pour que les informations soient annoncées lors de la prochaine réunion du personnel/d'équipe ou distribuées dans leurs boîtes aux lettres internes. Ce partage de données donne aux employés le sentiment d'être une partie essentielle de l'organisation. Grâce à l'amélioration des communications et de l'efficacité, les employés sont plus susceptibles d'être satisfaits de leur travail et de devenir plus fidèles à l'entreprise, augmentant ainsi la rétention des employés et améliorant le service à la clientèle.
Pour garantir le succès d'un intranet, les connaissances à ce sujet doivent être conformes à la marque, aux objectifs commerciaux et à la mission de l'entreprise. De plus, suffisamment de personnel et de ressources devraient être alloués pour promouvoir et mettre en œuvre l'intranet, ainsi que suffisamment de personnel pour le maintenir et le rafraîchir.
Lorsque vous pensez à un nom de site pour votre intranet, pensez à un nom qui correspond à votre marque. par exemple, l'intranet de Southwest Airlines s'appelle Freedom Net et soutient sa marque externe « A Symbol of Freedom », qui est plus simple à retenir, plus impertinente et puissante que www.southwest.com/employees/intranet.
La meilleure façon de déterminer quelles informations doivent être incluses dans votre intranet est de mener des entretiens ou des groupes de discussion avec des employés de différents départements.
L'intégration des objectifs de l'intranet dans la planification stratégique régulière permet de s'assurer que l'intranet est aligné sur les buts et objectifs de votre entreprise chaque année. Idéalement, vous devez envisager une approche d'équipe, incorporant les contributions d'un ensemble varié de besoins et de perspectives d'utilisateurs pour examiner et actualiser l'intranet. Le stratège intranet surveillerait les performances par rapport aux objectifs, suivrait le budget et les ressources allouées au projet et s'assurerait que les procédures standard sont mises en œuvre dans la mise en page des pages. Le responsable des opérations intranet serait responsable des opérations quotidiennes du site, ce qui comprend l'interaction avec d'autres départements tels que les ressources humaines et le marketing pour obtenir des documents mis à jour. Le travail principal du développeur intranet est de voir comment améliorer et améliorer l'intranet. Cependant, en pariant sur la taille de votre entreprise, vous pouvez affecter une seule personne à la charge des trois tâches principales ou trouver cette fonction à remplir en sous-traitant à un consultant. En plus d'analyser les suggestions que les employés envoient via la boîte à suggestions du net, les employés doivent être interrogés quotidiennement sur le contenu et le style de l'intranet, et les résultats doivent être disponibles sur l'intranet pour que tous les employés puissent les déterminer. Si des modifications sont apportées à la suite des commentaires des employés, prenez soin de le dire sur l'intranet pour prouver à vos employés que vous appréciez simplement leurs commentaires et leur faire sentir qu'ils sont activement impliqués dans le processus.
Le simple fait d'avertir vos employés par e-mail que votre entreprise a mis en place un intranet peut ne pas suffire à les inciter à l'utiliser.
Vous devez les dynamiser et les enthousiasmer pour l'intranet. Peut-être pourriez-vous fournir un déjeuner à votre personnel à un moment donné et expliquer comment l'utiliser et quels sont les avantages pour eux et pour le d'entreprise. vous pourrez également créer un plan de mise en œuvre approprié et le faire connaître en interne en utilisant des témoignages et des histoires spécifiques d'employés qui l'ont testé, avec une confirmation de sa facilité d'utilisation et des avantages particuliers pour eux. en outre, vous enverrez également une lettre d'annonce ou organiserez peut-être une fête de lancement de l'intranet.
Le succès de votre intranet dépend non seulement d'un personnel, d'un financement et d'un contenu de site adéquats, mais également de l'adhésion de la haute direction. Si la haute direction ne parvient pas à soutenir activement l'intranet, il sera difficile de convaincre les autres d'utiliser le système. Si les chefs d'entreprise s'attendent à ce que leurs employés utilisent l'intranet, ils doivent montrer l'exemple et l'utiliser eux-mêmes.
