Προκειμένου να ρυθμίσουμε πράγματα όπως αλλαγές εμβέλειας, θέλουμε να είμαστε σίγουροι ότι υπάρχει ένα σταθερό χρονοδιάγραμμα έργου επί τόπου. Η διαδικασία προγραμματισμού του έργου πρέπει να περιλαμβάνει τον ορισμό της δραστηριότητας, την αλληλουχία δραστηριοτήτων, την εκτίμηση της διάρκειας δραστηριότητας, την ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος και τον έλεγχο του χρονοδιαγράμματος.
Παραδείγματα των πρώτων εργαλείων που χρησιμοποιήθηκαν για τον προγραμματισμό έργων είναι τα διαγράμματα Gantt ή η Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM), το PERT (Τεχνική αξιολόγησης και αναθεώρησης προγράμματος). Το Critical Path Method και το PERT είναι ισχυρά εργαλεία που σας διευκολύνουν να προγραμματίσετε και να διαχειριστείτε πολύπλοκα έργα.
Αναπτύχθηκαν στη δεκαετία του 1950 για τη διαχείριση μεγάλων αμυντικών έργων και χρησιμοποιούνται τακτικά από τότε.
Τα διαγράμματα Gantt είναι απλώς μια ορατή ανασκόπηση των κύριων δραστηριοτήτων που εμπλέκονται σε ένα έργο, ταξινομημένα έτσι ώστε ο θεατής να μπορεί να δει τις χρονικές σχέσεις των συστατικών μερών του έργου. Το Σχήμα 11.3 είναι ένα διάγραμμα Gantt που δείχνει τις δραστηριότητες που εμπλέκονται στην αγορά και την εφαρμογή ενός νέου λογιστικού πακέτου.
Το CPM σάς βοηθά να σχεδιάσετε όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν ως μέρος ενός έργου και λειτουργεί ως βάση τόσο για την προετοιμασία ενός χρονοδιαγράμματος όσο και για τον προγραμματισμό πόρων. Μόλις διαχειρίζεστε ένα έργο, αυτό το εργαλείο μπορεί να διευκολύνει την παρακολούθηση σας στην επίτευξη των στόχων του έργου σας μέχρι σήμερα. Σας βοηθά επίσης να προσδιορίσετε πού θα αναλάβετε δράση για να επαναφέρετε ένα έργο στον σωστό δρόμο, εάν έχει μείνει πίσω ή παρεκκλίνει από την πορεία του.
Το CPM είναι χρήσιμο γιατί:
✔ Προσδιορίζει εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν εγκαίρως για να ολοκληρωθεί έγκαιρα ολόκληρο το έργο.
✔ Προσδιορίζει ποιες εργασίες θα καθυστερήσουν, εάν είναι απαραίτητο, εάν χρειαστεί να διατεθούν πόροι κάπου αλλού για την εύρεση τυχαίας χαμένων εργασιών.
✔ Βοηθά στον εντοπισμό του ελάχιστου χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση του έργου.
Το PERT θα μπορούσε να είναι μια παραλλαγή του CPM που έχει μια μάλλον πιο δύσπιστη άποψη των εκτιμήσεων χρόνου που πραγματοποιείτε για κάθε στάδιο του έργου. Για να το χρησιμοποιήσετε, υπολογίζετε τον συντομότερο δυνατό χρόνο που θα διαρκέσει κάθε δραστηριότητα, την πιο πιθανή διάρκεια του χρόνου σας και επίσης τον μεγαλύτερο χρόνο που μπορεί να διαρκέσει εάν η δραστηριότητα διαρκέσει περισσότερο από το αναμενόμενο.
Ο προγραμματισμός του έργου ουσιαστικά λαμβάνει τον ορισμό του τι είναι το έργο και το αναλύει σε μικρότερες, πιο διαχειρίσιμες εργασίες. Προσδιορίζει επίσης τις σχέσεις κάθε μιας από τις εργασίες με τις αντίθετες εργασίες.
Φωτίζει με πλήρη λεπτομέρεια τις ενέργειες που απαιτούν τόπο προκειμένου το έργο να οδηγήσει στην ολοκλήρωση. Στη συνέχεια, διασφαλίζει την υποχρεωτική παραγγελία χρησιμοποιώντας πληροφορίες σχετικά με τη διάρκεια της δραστηριότητας όπως και τυχόν εξωτερικοί περιορισμοί που μπορεί να υπάρχουν. Τέλος, το χρονοδιάγραμμα του έργου διασφαλίζει ότι τηρούνται οι προθεσμίες δεδομένων των περιορισμών που έχουν εντοπιστεί, όπως η εργασία, τα υλικά και άλλοι πόροι.
2 Σχόλια