Κάποιος χρόνος που αφιερώνεται στον προγραμματισμό αποδίδει. Όχι μόνο η παρουσίαση θα προετοιμαστεί καλύτερα, αλλά η διαδικασία εμφάνισης θα αυξήσει την αυτοπεποίθησή σας και θα αντικατοπτριστεί σε μια εξαιρετικά πιο πειστική απόδοση παρουσίασης.
Καθορίστε τις Παραμέτρους
Η γνώση των παραμέτρων εκ των προτέρων θα περιορίσει τις αβεβαιότητες και τις εκπλήξεις και θα σας κάνει να είστε καλύτερα προετοιμασμένοι για να παραδώσετε μια στοχευμένη, ενημερωτική και ενδιαφέρουσα παρουσίαση. Οι πιο σημαντικές παράμετροι είναι το θέμα και το θέμα, ο χρόνος, το πρόγραμμα, η διατήρηση, το κοινό, ο τόπος και οι ερωτήσεις.
Ορισμένες από αυτές τις παραμέτρους θα καθοριστούν πριν από την παρουσίαση. πολύ πιθανόν ένα ή δύο από τα τελευταία να αλλάξουν ελαφρώς μέχρι την ημέρα της παρουσίασης. Είναι σημαντικό λίγο πριν την παρουσίαση να επαναπροσδιορίσετε τις παραμέτρους για να βεβαιωθείτε ότι καμία από τις αλλαγές δεν θα επηρεάσει δραματικά την παρουσίασή σας.
Θέμα και Θέμα. για τι θα μιλας Θα παρέχετε μια γενική επισκόπηση αυτού του θέματος ή τα κυριότερα σημεία πρόσφατων δραστηριοτήτων;
Πού θέλει να ταξιδέψει κάποιος στην παρουσίαση αυτού του υλικού;
Χρόνος. τι αναλογία χρόνου πρέπει να κάνει κάποιος την παρουσίασή σας; Είναι μια απλή ερώτηση, αλλά πολύ συχνά ένας παρουσιαστής βρίσκει τον εαυτό του/της ποικιλία στην ημερήσια διάταξη ή μια φήμη στο πρόγραμμα. Μπορεί να υπάρχει μια γενική αίσθηση ότι η ομιλία θα διαρκέσει 10 λεπτά ή μία ώρα, αλλά δεν παρέχονται λεπτομέρειες.
Πρόγραμμα. Θα υπάρξουν άλλοι ομιλητές που θα παρουσιάσουν; Πώς συγκρίνονται ή αντιπαραβάλλονται τα δεδομένα στην παρουσίασή σας με τα θέματα που καλύπτονται από άλλους ομιλητές; ποια είναι η σειρά των παρουσιάσεων; Αναμένεται να δώσετε μια συναρπαστική εισαγωγή στο πρόγραμμα ή μια περιεκτική περίληψη;
Διατήρηση. Στην εποχή των ψηφιακών βιντεοκάμερων και της καλωδιακής τηλεόρασης, οι παρουσιάσεις συχνά εγγράφονται ή μεταδίδονται τηλεοπτικά για μελλοντική προβολή ή δημόσια κατανάλωση. Εάν σκέφτεστε ότι αυτό μπορεί να συμβαίνει μαζί με την παρουσίασή σας, ρωτήστε. Εάν η παρουσίασή σας μαγνητοσκοπείται, πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο. Αυτό μπορεί να είναι μια πολύτιμη πηγή για τον έλεγχο της παρουσίασής σας και του στυλ παρουσίασής σας. Θα λειτουργήσει ένα εξαιρετικό εργαλείο εάν σας ζητηθεί να διαχειριστείτε μια ίδια παρουσίαση σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
Κοινό. Σε ποιον θα παρουσιαστείτε; Το να δίνετε μια συνέντευξη για τα δέντρα σε ένα σωρό στελεχών της βιομηχανίας ξυλείας θα ήταν σημαντικά διαφορετικό από το να δίνετε το ίδιο κάθισμα με τα μέλη μιας περιβαλλοντικής ομάδας. Ερευνήστε το κοινό σας εκ των προτέρων. ποιο είναι το υπόβαθρό τους και ο τρόπος με τον οποίο γνωρίζουν το αντικείμενό σας;
Τι περιμένουν από την παρουσίαση και πώς μπορείτε να προσθέσετε αξία στην εμπειρία τους; Περιμένουν να τους πουν, να τους διασκεδάσουν ή να τους αμφισβητήσουν; τι ποσοστό αναμένεται να παρευρεθεί στην παρουσίασή σας; Εάν κάνετε παρουσίαση σε μια παρέα ή σε μια εταιρεία, ειδικά σε μια εταιρεία με την οποία δεν είστε εξοικειωμένοι, αφιερώστε λίγα λεπτά για να μάθετε περισσότερα για αυτό. Απλές και χρήσιμες πληροφορίες μπορούν συχνά να βρεθούν στον υπολογιστή του οργανισμού ή σε ένα από τα πρόσφατα ενημερωτικά δελτία του.
Ποια θέματα είναι πιο ζωτικά για τα μέλη; Εάν η ομάδα φιλοξενεί συχνά παρουσιαστές, αναζητήστε αναφορές σε προηγούμενους παρουσιαστές. Για τι μίλησαν αυτοί οι παρουσιαστές και για τον τρόπο υποδοχής τους;
Θέση. Πού γίνεται η επίσκεψη παρουσίασης; Πώς είναι η ακουστική του χώρου; Ποιοι πόροι ήχου-βίντεο είναι διαθέσιμοι σε αυτήν την τοποθεσία; Θα μπορείτε να συνδέσετε τον φορητό υπολογιστή σας στο σύστημα ήχου-βίντεο σε αυτήν τη θέση ή θα θέλετε να φορτώσετε το πρόγραμμά σας σε έναν υπολογιστή που βρίσκεται ήδη στον ιστότοπο; Θα υπάρχει κάποιος εκεί για να σας βοηθήσει με εξοπλισμό ήχου-βίντεο; Θα υπάρχει σκηνή, εξέδρα, μικρόφωνο, τραπέζι, καρέκλες; Το κοινό θα καθίσει απέναντι σας ή θα κάτσει γύρω από τα τραπέζια του δείπνου; (Εάν είναι δυνατόν προσπαθήστε να αποφύγετε μεγάλα κενά ανάμεσα σε εσάς και επομένως στο κοινό. Κάντε το σκηνικό όσο πιο οικείο γίνεται.)
Εάν χρησιμοποιείτε μια οθόνη για την παρουσίασή σας, πού θα βρίσκεται αυτή η οθόνη; (Προσπαθήστε να προκαλέσετε την έξοδο της οθόνης στο πλάι αντί στο κέντρο της σκηνής ή σε έναν πίσω τοίχο. Αυτό μπορεί να σας επιτρέψει να την αναφέρετε πιο εύκολα και να μετακινηθείτε γύρω από τη σκηνή πιο άνετα.)
Συνιστώσα Ερώτηση και Απάντηση. Θα υπάρξουν ερωτήσεις στο τέλος της παρουσίασης; Θα υπάρχει συντονιστής για να ζητήσει ερωτήσεις ή θα πρέπει να τις χειριστείς μόνος σου; Εάν υπάρχουν αρκετοί παρουσιαστές, θα ληφθούν ερωτήσεις στην αρχή της παρουσίασής σας ή στο τέλος έχουν μιλήσει οι παρουσιαστές;
Σκοπός
Η γνώση του θέματος και του θέματός σας είναι σαφώς σημαντική για την παροχή μιας αποτελεσματικής παρουσίασης. Ωστόσο, το να γνωρίζετε γιατί παρουσιάζετε είναι εξίσου σημαντικό. Αφού αφιερώσετε χρόνο για να ερευνήσετε το κοινό και να αξιολογήσετε τις ανάγκες του, αποφασίστε πώς μπορούν να καλυφθούν καλύτερα αυτές οι ανάγκες. Τέσσερις κοινοί σκοποί μιας παρουσίασης περιλαμβάνουν την πειθώ, την καθοδήγηση, την έμπνευση και την ψυχαγωγία. Η πειθώ θα μπορούσε να είναι μια μέθοδος για να φέρετε το κοινό στην άποψή σας. Χρησιμοποιούνται οδηγίες για την κοινή χρήση βασικών πληροφοριών σχετικά με το θέμα σας. Η έμπνευση είναι αποτελεσματική όταν χρησιμοποιείται κατά τη διάρκεια μιας αλλαγής διαδικασίας, διαδικασίας ή κατεύθυνσης. Η διασκέδαση φτιάχνει τη διάθεση. Συχνά αυτοί οι σκοποί είναι συνηθισμένοι σε διάφορους βαθμούς σε μια παρουσίαση. Το σημαντικό σημείο είναι ότι κατά την προετοιμασία για την παρουσίασή σας, αφιερώνετε μια στιγμή για να σκεφτείτε ποιος είναι ο πιο σημαντικός και αποτελεσματικός σκοπός για την παρουσίασή σας και το κοινό σας. Για να βοηθήσετε στον προσδιορισμό του στόχου της παρουσίασής σας, αναρωτηθείτε τι θέλετε να προσπαθήσουν και να κάνουν οι άνθρωποι μέσα στο κοινό ως αποτέλεσμα της ακρόασης της παρουσίασής σας. Με ποιες έννοιες θέλει κανείς να αποχωρήσει το κοινό σας;
Προετοιμασία της Παρουσίασής σας
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, για μια καλή παρουσίαση, θα μπορείτε να περιμένετε να αφιερώσετε χρόνο προετοιμασίας 30 έως ωρών για κάθε λεπτό παράδοσης.
Αυτό σημαίνει ότι για να παραδώσει μια παρουσίαση μιας ώρας, μπορεί κανείς να αναμένει 30 έως 60 ώρες προετοιμασίας. Αυτό είναι συχνά ρεαλιστικό δεδομένης της έρευνας, της προετοιμασίας και της πρακτικής που χρειάζεται για την ανάπτυξη αποτελεσματικού υλικού παρουσίασης.
Στο τρέχον επιχειρηματικό περιβάλλον είναι συχνά δύσκολο να αναζητήσετε χρόνο για να επικεντρωθείτε σε κάποιο συγκεκριμένο έργο. Οι διακοπές είναι συχνές και χρειάζεται πάντα λίγος πέρα από τον κανονικό χρόνο για να εμπλακείτε ξανά διανοητικά και να στοχεύσετε αυτό που κάνατε προηγουμένως. Εάν θέλετε να παρέχετε μια συναρπαστική παρουσίαση, πρέπει να αφιερώσετε την πλήρη προσοχή σας στην παρουσίασή σας.
Προγραμματίστε μια συνάντηση με τον εαυτό σας πολύ πριν από την ημερομηνία παρουσίασής σας για να βεβαιωθείτε ότι αυτό το σημείο είναι διαθέσιμο. Προωθήστε τις κλήσεις σας, απενεργοποιήστε το κινητό σας τηλέφωνο και τη συσκευή τηλεειδοποίησης, αντισταθείτε στην παρόρμηση να δοκιμάσετε το e-mail σας,
και βάλτε ένα μην ενοχλείτε στην πόρτα σας. Μερικές φορές η απλούστερη προσέγγιση είναι να αναζητήσετε μια τοποθεσία για να καταλάβετε την παρουσίασή σας έξω από το κανονικό περιβάλλον του γραφείου σας.
Υλικά. Αφού αφιερώσετε χρόνο για να καθορίσετε τις παραμέτρους και να κάνετε μερικές σημαντικές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα και το σκοπό, είναι καιρός να ξεκινήσετε τη συναρμολόγηση υλικών για την παρουσίασή σας. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει πολλά βήματα, συμπεριλαμβανομένης της συλλογής, της οργάνωσης, της σύνταξης μιας προβολής ανώτατου επιπέδου και του πρόχειρου σχεδίου, της επεξεργασίας και, στη συνέχεια, της αναθεώρησης του προχείρου.
- Συλλογή. συγκεντρώστε πληροφορίες που απλώς πιστεύετε ότι ταιριάζουν περισσότερο στο θέμα σας, ενώ αντιμετωπίζετε τον στόχο της παρουσίασής σας.
Τι πληροφορίες φοράει κανείς το χέρι; Υπάρχουν πληροφορίες που δεν είναι ενημερωμένες ή πρέπει να συμπληρωθούν με πρόσθετο υλικό; Υπάρχει κάποιος που θα μπορούσε επίσης να σας δώσει περαιτέρω χρήσιμες πληροφορίες;
- Οργάνωση. φέρτε το υλικό που έχετε συλλέξει και ταξινομήστε το σε ομάδες που υποστηρίζονται θέματα και θέματα.
- Περίγραμμα και πρόχειρο σχέδιο. Αναπτύξτε ένα πρόχειρο περίγραμμα της παρουσίασής σας. Ποια θέματα και θέματα είναι κατάλληλα για την αρχή, τη μέση και το τέλος της παρουσίασής σας; Επεκτείνετε το περίγραμμά σας για να δημιουργήσετε ένα πρόχειρο προσχέδιο της παρουσίασής σας.
Θυμηθείτε, αυτό μπορεί να είναι ένα πρόχειρο σχέδιο. προσπαθήστε να προσδιορίσετε ποια θα είναι τα βασικά σημεία της παρουσίασής σας. Γράψτε πολλές προτάσεις που αφορούν καθένα από τα θέματα και τα θέματα που περιέχονται στο περίγραμμά σας. προσπαθήστε να εντοπίσετε τουλάχιστον πέντε βασικά σημεία. Περισσότερα από επτά βασικά σημεία είναι σημάδι ότι απλά προσπαθείτε επίσης να μεταφέρετε υπερβολικό όγκο πληροφοριών στην παρουσίασή σας. Ξεκινώντας με αυτά τα βασικά σημεία, υπό το φως του γενικού θέματος και του σκοπού σας, λέει συνοπτικά στο κοινό σας τι πρόκειται να πείτε; Συνολικά συνοψίζουν με επιτυχία την παρουσίασή σας;
- Επεξεργασία. Για αρκετούς αρχάριους παρουσιαστές, αυτό το μέρος της διαδικασίας παρουσίασης λαμβάνει τη μικρότερη προσοχή. Δεδομένων των χρονικών και ενεργειακών περιορισμών, μπορεί κανείς να δεσμευτεί να το παρασύρει με ένα πρόχειρο βύθισμα στο χέρι. Για τους περισσότερους, ωστόσο, το να αφιερώσουν χρόνο για να επεξεργαστούν το πρόχειρο σχέδιο αξίζει σίγουρα τον χρόνο και την ενέργεια. Κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας καλής παρουσίασης και μιας εξαιρετικής παρουσίασης. Η επεξεργασία του πρόχειρου σχεδίου είναι καλύτερο να ξεκινήσει αφήνοντας ένα άγγιγμα του χρόνου σας να περάσει μεταξύ της γραφής και της επεξεργασίας. Αυτό επιτρέπει μια νέα προσέγγιση. στο πλαίσιο της διαδικασίας επεξεργασίας σκεφτείτε πώς η παρουσίαση μπορεί να περάσει από το γραπτό στο φωνητικό. Αυτό μπορεί να γίνει με την απλοποίηση και τη σταθεροποίηση του κειμένου. Κόψτε περιττές ιδέες και λέξεις, αφαιρέστε ή διευκρινίστε οποιαδήποτε ορολογία και συντομεύστε τις προτάσεις. Επιπλέον, υποστηρίξτε τις ιδέες σας με ανέκδοτα και παραδείγματα. Στην αρχή αυτής της διαδικασίας πρέπει να έχετε ένα γραπτό αντίγραφο του τι θέλετε να πείτε στην παρουσίασή σας και πώς θα θέλατε να το πείτε.
- Ανασκόπηση. Αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε διεξοδικά το επεξεργασμένο πρόχειρό σας. Διαβάστε το όμως δυνατά πολλές φορές. Εάν είναι δυνατόν, κάντε το μπροστά σε φίλους ή συναδέλφους. Ζητήστε τους κριτική και σχόλια σχετικά με την παράδοση, το περιεχόμενο και το στυλ. είναι αυτό το μήκος κατάλληλο για τον χρόνο που έχει δοθεί; Μεταφέρονται ξεκάθαρα οι ιδέες; Διατηρούνται το συνολικό θέμα και ο σκοπός;
Προετοιμασία για παράδοση
Μόλις το ύφασμα έχει τραβηχτεί σε μια προφορική μορφή που παραμένει πιστή στο θέμα και τον σκοπό της παρουσίασης, ήρθε η ώρα να βελτιώσετε τη διαδικασία παράδοσης. Αυτό θα μπορούσε να γίνει μέσω της αναγνώρισης του κλειδιού
λέξεις και φράσεις, η επιλογή των κατάλληλων βοηθημάτων παρουσίασης, η πρόβα και η προετοιμασία για ερωτήσεις.
Κλειδιά για μια καλή παράδοση. Ένα από τα πιο σημαντικά κλειδιά για μια επιτυχημένη παρουσίαση είναι η οπτική επαφή. Με ένα γραπτό προσχέδιο στο χέρι, ορισμένοι παρουσιαστές θα κρατούν τα μάτια τους κολλημένα στην εκτυπωμένη σελίδα και θα παραμελούν να σχηματίσουν οπτική επαφή με το κοινό τους. Εκτός κι αν εκφωνείτε μια απαίσια επίσημη ομιλία ή μιλάτε στον Τύπο, η εμμονή στα ακριβή λόγια του σχεδίου είναι συχνά περιττή και αποπνικτική. Για μια πιο αυθόρμητη και πρωτότυπη προσέγγιση, η οποία περιλαμβάνει περισσότερη οπτική επαφή με το κοινό, είναι χρήσιμο να εντοπίσετε λέξεις-κλειδιά και φράσεις στο προσχέδιο. Αυτές οι προτροπές αποτελούν την προϋπόθεση του σχεδίου σας ή των οπτικών σας βοηθημάτων. Βγαίνοντας από το σενάριο, κάντε πρόβα της παρουσίασής σας χρησιμοποιώντας αυτές τις προτροπές. Τι μεταδίδουν αυτές οι λέξεις-κλειδιά και φράσεις; Πώς ταιριάζουν στο σύνολο της παρουσίασης; Μεταφέρετε αυτά τα μηνύματα προτροπής σε κάρτες ευρετηρίου και εξασκηθείτε στην παρουσίασή σας χρησιμοποιώντας αυτές τις κάρτες. Εργαστείτε για να συνδέσετε αυτά τα μηνύματα στο μυαλό σας και να χρησιμοποιήσετε όλο και λιγότερες από τις κάρτες. Συνεχίστε να εξασκείτε αυτή τη διαδικασία.
Βοηθήματα παρουσίασης. Ενώ το πρόχειρο προσχέδιο που αναπτύχθηκε από το υλικό που συλλέξατε είναι ότι η κύρια δομή της παρουσίασής σας, υπάρχουν πολλά βοηθήματα που μπορεί να είναι συνηθισμένα για να υποστηρίξουν το θέμα, το θέμα και τον σκοπό σας. Αυτά περιλαμβάνουν γραφικά, πολυμέσα και γενικές διαφάνειες που δημιουργούνται από υπολογιστή. Δεν υπάρχει τίποτα πιο ανησυχητικό, ωστόσο, από μια παρουσίαση με κακά βοηθήματα παρουσίασης.
Αντί να υποστηρίζουν την παρουσίασή σας, την μειώνουν τραβώντας την προσοχή του κοινού που απομακρύνεται από αυτό που λέτε. Μια διαφάνεια του Microsoft PowerPoint με μια συμπαγή παράγραφο κειμένου θα επιτύχει ένα από τα δύο πράγματα: είτε θα κοιμίσει αμέσως το κοινό είτε θα τραβήξει όλα τα βλέμματα στην οθόνη για τα επόμενα πέντε λεπτά, καθώς οι άνθρωποι προσπαθούν προσεκτικά να κατανοήσουν το νόημα των λέξεων μπροστά τους. Χρησιμοποιήστε βοηθήματα παρουσίασης για να υποστηρίξετε την παρουσίαση και να ενθαρρύνετε τη συζήτηση μεταξύ του κοινού και του παρουσιαστή. βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα τυπωμένο αντίγραφο κάθε βοηθήματος οπτικής παρουσίασης μόνο σε περίπτωση που υπάρχουν προβλήματα τεχνολογία και θα θέλατε να μιλήσετε με έναν πολύ σημαντικό αριθμό ή σημείο.
Ανεξάρτητα από τα βοηθήματα που χρησιμοποιείτε στην παρουσίασή σας, είναι σημαντικό κάθε ένα από τα βοηθήματα να πληροί τα ακόλουθα κριτήρια:
Ταιριάζει με το σενάριο που έχετε αναπτύξει από το πρόχειρο πρόχειρό σας. Θα πρέπει είτε να συνοψίζουν είτε να προσθέτουν αξία σε αυτό που λέτε σε ένα συγκεκριμένο σημείο της παρουσίασής σας.
Ροή με το σενάριο. Τα βοηθήματα ταιριάζουν ομαλά με το θέμα, το θέμα και τον σκοπό καθώς αναπτύσσονται στο σενάριό σας;
Είναι κατάλληλα για την κλίμακα και το είδος του κοινού και συνεπώς τον χώρο όπου πραγματοποιείται η παρουσίαση; Χρειάζεται μια παρουσίαση πολυμέσων για ένα κοινό των 5 ατόμων;
Φαίνονται καθαρά, ευανάγνωστα και συνεπή από όλα τα σημεία της αίθουσας όπου πρέπει να γίνει η παρουσίαση.
Εμφάνιση περιεχομένου απλά και αποτελεσματικά. Οι ακατάστατες και περίπλοκες διαφάνειες τραβούν την προσοχή μακριά από την παρουσίασή σας.
Χρησιμοποιήστε κατάλληλα γραφικά όπως σχέδια, γραφήματα και γραφικά για να υποστηρίξετε ένα συγκεκριμένο σημείο ή ζήτημα.
Να θυμάστε ότι η πιο δομή της παρουσίασης είναι ότι το σενάριο, όχι η παρουσίαση βοηθά. Όσο πιο απλά, σαφέστερα και ακριβέστερα μπορείτε να κάνετε τα βοηθήματα παρουσίασής σας, τόσο πιο πρακτικά θα είναι στην υποστήριξη του θέματος, του θέματος και του σκοπού σας. Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με το πρότυπο και τη σαφήνεια οποιωνδήποτε βοηθημάτων παρουσιάσεων, κάντε πρόβα την παρουσίασή σας για έναν έμπιστο συνάδελφο, φίλο ή αγαπημένο σας πρόσωπο και ζητήστε εποικοδομητική ανατροφοδότηση και κριτική.
Ποιος είναι ο σκοπός του PowerPoint; Η πρόοδος της τεχνολογίας έχει αυξήσει το μερίδιο των δεδομένων που λαμβάνουμε οπτικά. Αυτό ισχύει πολύ από τότε που η Microsoft έφερε το PowerPoint στη ζωή μας και άλλαξε δραματικά τον χαρακτήρα των παρουσιάσεων. Η Microsoft κυκλοφόρησε το PowerPoint το 1987 και από τότε έχουν εγκατασταθεί πάνω από 400 εκατομμύρια αντίγραφα σε υπολογιστές παγκοσμίως. Εκτιμάται ότι χρησιμοποιείται σε περίπου 30 εκατομμύρια παρουσιάσεις κάθε μέρα. Μερικοί άνθρωποι εκπλήσσονται τώρα αν παρακολουθήσουν μια παρουσίαση και το PowerPoint δεν είναι μέρος του προγράμματος. Πολλοί από εμάς, ωστόσο, περιμένουμε μια παρουσίαση PowerPoint με όλη τη χαρά ενός περάσματος. Ένα σκοτεινό δωμάτιο, ένα μπλε φόντο με λευκά γράμματα, και που αγωνιζόμαστε να παραμείνουμε ξύπνιοι και να αναρωτιόμαστε ποιες ήταν όλες αυτές οι πληροφορίες που εμφανίστηκαν στην οθόνη μόλις πριν από λίγα λεπτά. Το PowerPoint δεν είναι απαραίτητο στοιχείο μιας παρουσίασης, αλλά είναι συχνά ένα χρήσιμο εργαλείο. Θυμηθείτε, δεν είναι οι ίδιες οι διαφάνειες που είναι το θέμα τόσο πολύ επειδή είναι το περιεχόμενο των διαφανειών και ο τρόπος με τον οποίο τις χρησιμοποιεί ο παρουσιαστής.
Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα με το PowerPoint είναι ότι, παρόλο που ορισμένοι οργανισμοί ενθαρρύνουν τη χρήση του, σπάνια δίνεται έμφαση στο να διδάξουμε στους ανθρώπους έναν τρόπο να το χρησιμοποιούν αποτελεσματικά. Επιπλέον, ορισμένες εταιρείες και οργανισμοί απαιτούν τη χρήση ενός επιλεγμένου προτύπου ή επιμένουν να υπάρχει το λογότυπο του οργανισμού σε κάθε διαφάνεια. Αυτό οδηγεί σε κακώς σχεδιασμένα και αναποτελεσματικά βοηθήματα παρουσίασης που μειώνουν την ικανότητα του παρουσιαστή να καθορίσει μια ιδιωτική σχέση με το κοινό.
Ορισμένα από αυτά τα προβλήματα συχνά συγκρατούνται, ενώ άλλα πρέπει να επιλυθούν. Ένας τρόπος αντιμετώπισης αυτών των προβλημάτων είναι η εξειδίκευση στα βασικά του PowerPoint και όχι σε κινούμενα σχέδια κειμένου, clip art, βίντεο κλιπ και πολύχρωμα φόντα. Όσο πιο περίπλοκη είναι μια παρουσίαση, τόσο πιο πιθανό είναι να ανεβάσει τον παρουσιαστή. για να παραμείνετε απλές οπτικά οι διαφάνειες, χρησιμοποιήστε ένα όριο έξι λέξεων σε 1 γραμμή και πέντε γραμμές σε μια διαφάνεια. Επίσης, δεν χρησιμοποιείτε τρία χρώματα ανά διαφάνεια.
Το PowerPoint συνήθως παρέχει έναν χάρτη με αυτό για το οποίο μιλάτε και βοηθά στην παροχή πλαισίου για το υπόλοιπο της παρουσίασής σας.
Μην χρησιμοποιείτε το PowerPoint ως υποκατάστατο για την ομιλία σας. Το PowerPoint δεν είναι τηλεπρομηθευτής. Στην πραγματικότητα, η τοποθέτηση λιγότερου υλικού σε μια διαφάνεια μπορεί να προσφέρει μια μοναδική ευκαιρία για συζήτηση, αλλά επιβεβαιώστε ότι απλώς γνωρίζετε το ύφασμα που παρουσιάζετε, επομένως συμπληρώστε τις λεπτομέρειες. Όταν εργάζεστε με το πρόγραμμα επιβεβαιώστε ότι απλώς γνωρίζετε καλά την τεχνολογία: Τι καλώδιο πηγαίνει πού; Πώς προωθεί κανείς μια διαφάνεια; Αυτές οι ερωτήσεις πρέπει να απαντηθούν πριν μπείτε στην περιοχή. Χρησιμοποιήστε την προβολή «Σημειώσεις» του PowerPoint για να γράψετε γραπτώς τι θα προτιμούσατε να πείτε στην παρουσίασή σας. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει ως ένα πολύτιμο μητρώο διασφαλίζοντας ότι αυτό που εμφανίζεται στη διαφάνεια σχετίζεται άμεσα με αυτό που λέτε. Επιπλέον, διατηρεί ένα πιο λεπτομερές αντίγραφο της παρουσίασής σας για να το μοιραστείτε με άλλους ή να το ελέγξετε αργότερα. Ωστόσο, μην ξοδεύετε υπερβολικό χρόνο στο PowerPoint, ειδικά εάν δεν είστε ειδικός στο πρόγραμμα. Ο χρόνος θα ξοδευτεί καλύτερα για να εργαστείτε με τα βασικά υλικά της παρουσίασής σας και να κάνετε πρόβες για την παράδοσή σας. Ελαχιστοποιήστε την ποσότητα των διαφανειών που χρησιμοποιείτε κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης. όσο λιγότερες διαφάνειες τόσο ψηλότερα. Εάν υπάρχει επιπλέον υλικό που πρέπει να μοιραστείτε, χρησιμοποιήστε φυλλάδια.
Μάθετε να χρησιμοποιείτε το πλήκτρο «Β», το οποίο μπορεί να μαυρίσει την οθόνη, δίνοντας στο κοινό σας την ευκαιρία να μετατοπίσει την εστίασή του μακριά από την οθόνη και να επιστρέψει στο πιο σημαντικό μέρος της παρουσίασης: εσάς.
Εάν αισθάνεστε άνετα με το PowerPoint και πιστεύετε ότι η παρουσίαση των βασικών στοιχείων καλύπτεται επαρκώς, κάντε ένα ή δύο βήματα μακριά από τη μορφή κουκκίδων που παρουσιάζεται στα πρότυπα του PowerPoint. Εναλλακτικές λύσεις υπάρχουν, και αυτές μπορούν να προσθέσουν νόημα και βάθος στην παρουσίασή σας. Μερικά δείγματα αυτών είναι η χρήση των πλαισίων κειμένου του PowerPoint, των εργαλείων διαγραμμάτων και των AutoShapes. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε περισσότερα γραφικά στην παρουσίασή σας, το PowerPoint διευκολύνει την εμφάνιση εικόνων—γραφήματος, πίνακα ή διαγράμματος. σκέψου λίγο τα σύμβολα και τις αναλογίες που μπορεί να συνηθίσεις να τονίζουν την άποψή σου.
Πρόβα. Όπως η μέθοδος επεξεργασίας του πρόχειρου σχεδίου που αναφέρθηκε προηγουμένως, η πρόβα είναι ένα άλλο μέρος της διαδικασίας παρουσίασης που συχνά αγνοείται. Με ένα σενάριο, μερικές προτροπές και μερικά έξυπνα βοηθήματα παρουσίασης, ορισμένοι παρουσιαστές μπορούν να πάνε. Για άλλη μια φορά, ωστόσο, το να αφιερώσετε χρόνο για να δοκιμάσετε την παρουσίαση θα αποδειχθεί χρήσιμο στο μέλλον. θα χειριστεί τις σκληρές επιδιορθώσεις, θα αποκαλύψει περιοχές που μπορεί να χρειάζονται περαιτέρω προσοχή και θα σας κάνει να είστε πιο ευκατάστατοι όσον αφορά την παράδοση της παρουσίασης. Το να κάνετε πρόβες μπροστά από τους άλλους μπορεί να είναι ιδιαίτερα ωφέλιμο και μπορεί να δηλώσει ορισμένα πράγματα που θα έχουν παραβλεφθεί νωρίτερα, όπως η απουσία οπτικής επαφής, το να ξεχάσετε να χαμογελάσετε, να βάλετε τα χέρια σας στις τσέπες σας ή να γυρίσετε την πλάτη σας στο κοινό. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε υπόψη σας αυτά τα ζητήματα κατά την παρουσίασή σας, γράψτε τα σε μια κάρτα ευρετηρίου και τοποθετήστε την κάρτα μπροστά σας κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας.
Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας της πρόβας, πάρτε ένα φλας για να σκεφτείτε τη μόδα και το περιεχόμενο της παράδοσής σας. Η παρουσίασή σας παραμένει εστιασμένη και αποφεύγει την περιπλάνηση στις εφαπτομένες; Δίνει ένα διαφανές μήνυμα στο κοινό σας; Μην φοβάστε να προσαρμόσετε την παρουσίασή σας έτσι ώστε να αντιμετωπίσετε ορισμένα από αυτά τα ζητήματα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τον κύριο στόχο και την προσοχή του κοινού σας.
Προετοιμασία για Ερωτήσεις. προσπαθήστε να προβλέψετε ορισμένες από τις ερωτήσεις που μπορεί να κάνει το κοινό σας. Πώς μπορούν να απαντηθούν αυτές οι ερωτήσεις με αναφορά στην παρουσίασή σας ή στα οπτικά σας βοηθήματα; Υπάρχουν ερωτήσεις που μπορεί να απαιτούν λίγη περισσότερη έρευνα από την πλευρά σας;
Τη στιγμή
Μετά τον καθορισμό των παραμέτρων, την ανάπτυξη ενός σεναρίου και την προετοιμασία της παράδοσης, θα έρθει επιτέλους η ώρα να παρέχουμε την παρουσίαση. Υπάρχουν πολλά σημαντικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε μέσα στις ώρες πριν φτάσει αυτή η στιγμή. για να κρύψετε τυχόν προβλήματα της τελευταίας στιγμής, πρέπει να επαναπροσδιορίσετε τις παραμέτρους, να ελέγξετε τον εαυτό σας, να ελέγξετε ξανά τα υλικά σας και να φτάσετε νωρίς.
Επισκεφτείτε ξανά τις Παράμετροι παρουσίασης. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ορισμένες από τις παραμέτρους θα καθοριστούν πριν από την παρουσίαση. άλλα θα αλλάξουν ελαφρώς μέχρι την ημέρα της παρουσίασης. Είναι σημαντικό να μελετήσετε ξανά τις παραμέτρους για να βεβαιωθείτε ότι καμία από τις αλλαγές δεν θα επηρεάσει δραματικά την παρουσίασή σας. Ελέγξτε τις παραμέτρους και αντιμετωπίστε τυχόν ανησυχίες ή προβλήματα. Υπήρξαν αλλαγές στο πρόγραμμα ή στην ατζέντα; Έχει μετακινηθεί η παρουσίασή σας στο πρόγραμμα; Θα σας συστήσει κάποιος; Ποιο είναι αυτό το άτομο και χρειάζεται κάτι από εσάς πριν από την εισαγωγή σας;
Θα ζητήσει κάποιος από τα μέλη του κοινού να επιδείξουν τα κινητά τους τηλέφωνα και τους τηλεειδοποιητές τους; πρέπει να το ζητήσετε αν είναι δυνατόν.
Μια άλλη παράμετρος που αλλάζει πάντα την ημέρα της παρουσίασης είναι το μέγεθος του κοινού, το οποίο μπορεί να έχει πολλά να δοκιμάσει και να κάνει με τον τρόπο που επιλέγετε να αντιμετωπίσετε την τυπικότητα και την κομψότητα της παρουσίασής σας.
Για μικρές ομάδες των 5 έως 10, η παρουσίαση θα είναι συχνά ανεπίσημη.
Μπορείτε να παραμείνετε καθισμένοι και να εργαστείτε για να αναπτύξετε μια πιο προσωπική σχέση με τα μέλη του κοινού σας. Για ένα κοινό που περιλαμβάνει από 10 έως 30 άτομα, είναι ακόμα δυνατό να αναπτυχθούν σχέσεις, αλλά ο σχεδιασμός θα είναι πιθανώς πιο επίσημος. Με ένα κοινό αυτού του μεγέθους, τα βοηθήματα οπτικής παρουσίασης γίνονται χρήσιμα. Όταν το μέγεθος του κοινού είναι πιο κοντά στο 100, τα καλά βοηθήματα παρουσίασης θα γίνουν ακόμα πιο χρήσιμα. Ένα κοινό αυτού του μεγέθους θα αυξήσει περαιτέρω την τυπικότητα και θα δυσκολέψει την ανάπτυξη προσωπικών σχέσεων. Όταν το μέγεθος του κοινού ξεπεράσει το 100, η παρουσίασή σας θα είναι περισσότερο μια παράσταση. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε ένα μικρόφωνο και να ελέγξετε έξω για να υπερβάλλετε τις χειρονομίες του προσώπου και τις κινήσεις των χεριών.
Αλλαγές και δυσκολίες στην τοποθέτηση της παρουσίασής σας μπορεί να είναι πραγματικός πονοκέφαλος. Δώστε στον εαυτό σας τουλάχιστον ένα ζευγάρι ώρες πριν από την παρουσίαση για να ελέγξετε ξανά τους πόρους ήχου-βίντεο που είναι διαθέσιμοι στην τοποθεσία. Δουλεύουν; Συνεχίζετε να μπορείτε να συνδέετε τον φορητό υπολογιστή σας στο σύστημα ήχου-βίντεο; Πρέπει κάποιος να φορτώσει το πρόγραμμα παρουσίασής σας σε έναν επιτόπιο υπολογιστή; Όλα τα οπτικοακουστικά σας που βασίζονται στον υπολογιστή λειτουργούν ομαλά με τον προβολέα; Θα χρησιμοποιείτε τηλεχειριστήριο για να προωθήσετε τις διαφάνειές σας; Ποιος θα σας διευκολύνει με τον εξοπλισμό ήχου βίντεο εάν υπάρχουν προβλήματα; Επιπλέον, δείτε ακριβώς πού θα παρουσιάσετε μέσα στην αίθουσα. Πού πρέπει να βρίσκεστε πριν από την παρουσίασή σας; Θα είναι διαθέσιμο ένα ποτήρι νερό; Πού είναι οι τουαλέτες;
Το Βήμα ομιλητή και η χρήση του. Ένα βάθρο ήταν πάντα το κεντρικό προσάρτημα των αιθουσών διαλέξεων και των αιθουσών. Ως επί το πλείστον, εάν υπάρχει ένα βάθρο μέσα στην αίθουσα, ένας παρουσιαστής συχνά σύρεται σε αυτό σαν μαγνήτης. αυτό συχνά δεν είναι πάντα για τους πιο αποτελεσματικούς. Αν και ένα βάθρο μπορεί να προσφέρει μια αίσθηση εξουσίας και ένα βολικό μέρος για να ξεκουραστεί το ποτήρι νερού, μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως φράγμα και να εμποδίσει τις προσπάθειές του να προσκολληθεί στο κοινό. Εάν υπάρχει ένα βήμα και υπάρχει κάποιος που συγκαλεί τη συνάντηση, ρωτήστε πού αναμένεται οι παρουσιαστές να παραδώσουν τις παρουσιάσεις τους.
Εάν η επιλογή εξαρτάται από εσάς, σκεφτείτε λίγο τις διαστάσεις και τη φύση του κοινού σας. Με μια μικρότερη, λιγότερο επίσημη ομάδα, απομακρυνθείτε από το βάθρο για να μπορέσετε να αναπτύξετε προσωπικές και ατομικές σχέσεις με τα μέλη του κοινού σας. Με ένα μεγαλύτερο, πιο επίσημο κοινό, ένα βάθρο μπορεί να λειτουργήσει ως μέθοδος για να μετριάσει τον φόβο και να βοηθήσει το κοινό να στοχεύσει τον παρουσιαστή.
Ενδυμασία ομιλίας. Τι φοράτε για την παρουσίασή σας;
Με όλη τη σκέψη που έχετε βάλει για να προετοιμάσετε το τι θα πείτε και τον τρόπο που θα το πείτε, είναι πιθανό αυτό το στοιχείο να έχει παραγκωνιστεί μέχρι το δεύτερο. το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου είναι ότι η επιλογή της ενδυμασίας σας δεν πρέπει να μειώνει το μήνυμα που μεταφέρετε. Το να ντύνεστε συντηρητικά και τακτοποιημένα θα μεταδώσει τον επαγγελματισμό της παρουσίασής σας. Στα λεπτά πριν από την παρουσίασή σας, φροντίστε να ελέγξετε ξανά την εμφάνισή σας. Και θυμηθήκατε να επιδείξετε το κινητό και το τηλεειδοποιητικό σας τηλέφωνο; Γενικά, όταν σχεδιάζετε τι να φορέσετε για την παρουσίασή σας, λάβετε υπόψη αυτές τις ερωτήσεις και συνεπώς την ακόλουθη λίστα με τα πράγματα που πρέπει και δεν πρέπει από το manager Communications Group στη διεύθυνση http://ecglink.com.
Ρούχα "Do's"
Να δείχνεις πάντα επαγγελματίας.
Ντύσιμο για το κοινό, τις περιστάσεις, την εταιρική κουλτούρα, κι εσύ.
Φορέστε ρούχα που ταιριάζουν.
βεβαιωθείτε ότι τα ρούχα σας είναι πιεσμένα.
Κρατήστε τα σακάκια κουμπωμένα (επίσημα).
Λάθος από την πλευρά των συντηρητικών.
Διατηρήστε τα μαλλιά σας τακτοποιημένα και κομμένα.
Χωρίς τρίχες στα μάτια.
Για γυναίκες: απλό μανικιούρ, συντηρητικό μακιγιάζ.
Ήπια (ή καθόλου) αρώματα.
Οι γραβάτες πρέπει να είναι συντηρητικές και να φτάνουν στο κέντρο της πόρπης της ζώνης σας.
Παπούτσια με κορδόνια (συνήθως μαύρα) με κοστούμι.
ένα συμβατικό επαγγελματικό πουκάμισο με άμυλο, κατά προτίμηση λευκό βαμβακερό με κοστούμι.
Πουκάμισα με εύκολο γιακά και μανσέτες.
ένα σωστό αλλά απλό ρολόι.
Μαλλιά, συνήθως ανοιχτά στη μία πλευρά, χωρίς να φτάνουν στο ψηλότερο γιακά του πουκαμίσου σας.
Κάλτσες πάνω από τη γάμπα για άνδρες. Τα καλτσάκια πρέπει να είναι έγχρωμα ή πιο σκούρα για τις κυρίες.
Ρούχα "Don'ts"
Φορέστε ρούχα που μιλούν πιο δυνατά από εσάς.
Λύστε πολλά κουμπιά στο πουκάμισο ή την μπλούζα σας.
Φορέστε ρούχα που δεν ταιριάζουν πλέον.
Φοράτε τσαλακωμένα ρούχα.
Χρησιμοποιήστε υφάσματα που έχουν αισθητή γυαλάδα.
Αφήστε τις τρίχες να πέφτουν στο πρόσωπό σας ή να κρύψουν τα φρύδια σας.
Έχετε ένα στυλ μαλλιών που απαιτεί συνεχή προσαρμογή.
Χρησιμοποιήστε ένα άρωμα που μυρίζει από απόσταση.
Φοράτε ένα σήμα ταυτότητας όταν παρουσιάζετε.
Φορέστε απασχολημένα μοτίβα.
Φορέστε φανταχτερές γραβάτες.
Αθλητικές τρίχες προσώπου (σε ορισμένους οργανισμούς, οποιαδήποτε τρίχα προσώπου μπορεί να αναστέλλει την καριέρα).
Φορέστε γυαλιστερές καρφίτσες ή κλιπ ή μεγάλες αγκράφες για τη ζώνη.
Φοράτε ορατά κοσμήματα (εκτός από ένα ρολόι ή/και ένα απλό δαχτυλίδι).
Φορέστε καρφίτσες με πέτο που αποσπούν την προσοχή για τους άνδρες ή κρεμαστά, βραχιόλια ή οτιδήποτε θορυβώδες για τις γυναίκες.
Αφήστε το επάνω κουμπί του πουκάμισου ανοιχτό με μια γραβάτα.
Φορέστε κοντομάνικα πουκάμισα.
Φορέστε κοντές κάλτσες.
Φορέστε loafers με ανδρικό κοστούμι ή παπούτσια ανοιχτά ή ψηλοτάκουνα για γυναίκες.
Άλλα ζητήματα εμφάνισης. Το κοινό σας θα πρέπει να μπορεί να δει τα μάτια σας καθαρά και εύκολα. Εάν φοράτε γυαλιά, σκεφτείτε μια αντιθαμβωτική επίστρωση για τους φακούς, η οποία διευκολύνει την ορατότητα των ματιών σας.
Αποφύγετε οποιαδήποτε απόχρωση (εκτός εάν είναι ιατρικά απαραίτητο) και αποφύγετε τους βαρείς σκελετούς που μπορεί να θολώσουν τα μάτια σας. Οποιοδήποτε άρωμα, κολόνια ή αρωματικό προϊόν περιποίησης δεν πρέπει να είναι ορατό σε κανονική γειτνίαση με την επιχείρηση.
Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε απλά να βγείτε από το ασανσέρ και κανείς που μπαίνει δεν θα πρέπει να είναι έτοιμος να μαντέψει ότι απλά ήσασταν εκεί. Επίσης, εάν μπορεί να βρίσκεστε σε ένα περιβάλλον υγειονομικής περίθαλψης, δεν πρέπει να φοράτε τίποτα αρωματικό, επειδή οι κολώνιες μπορεί να επιδεινώσουν ορισμένες ιατρικές καταστάσεις και αλλεργίες.
Σημασία εφεδρικών σχεδίων και προσχεδιασμού
Μην κάνετε το λάθος να αφήσετε ένα ζωτικής σημασίας βοήθημα παρουσίασης στο σπίτι ή στο γραφείο σας. Τοποθετήστε τα υλικά που θα χρειαστείτε για την παρουσίασή σας σε μια ξεχωριστή και ασφαλή τοποθεσία. Ελέγξτε τα προσεκτικά την προηγούμενη μέρα αλλά και το πρωί της παρουσίασής σας για να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν λείπει ή είναι χαλασμένο. Φέρτε ένα αντίγραφο ασφαλείας των οπτικών σας βοηθημάτων σε έναν φάκελο ή σε ένα CD, σε περίπτωση που συμβεί κάτι στα πρωτότυπα. Υπάρχουν φυλλάδια που θέλετε να παράγετε στο κοινό σας κατά τη διάρκεια ή μετά την παρουσίασή σας; Εάν ναι, επιβεβαιώστε ότι έχετε αρκετά αντίγραφα διαθέσιμα πολύ νωρίτερα από την ημέρα της παρουσίασης. Έχετε αυτή την κάρτα ευρετηρίου για το τι πρέπει να προσέχετε κατά την παρουσίαση (όπως να κοιτάτε το κοινό σας στα μάτια);
Για να προσπαθήσετε να κάνετε έναν έλεγχο της τελευταίας στιγμής των παραμέτρων, φτάστε νωρίς.
Γνωρίζοντας ότι ο εξοπλισμός ήχου-βίντεο και ο φορητός υπολογιστής σας λειτουργούν, θα ηρεμήσει το μυαλό σας και θα ενισχύσει την αυτοπεποίθησή σας για την παρουσίασή σας.
Αφιερώστε ένα δευτερόλεπτο για να εμφανιστείτε πάνω από τις σημειώσεις σας και να διαβάσετε τις λέξεις-κλειδιά και τις φράσεις σας. Επιπλέον, και αν είναι κατάλληλο δεδομένου του μεγέθους και της τελετουργίας του κοινού σας, το να παίξετε οικοδεσπότης πριν από την παρουσίασή σας μπορεί να είναι ένα ειλικρινές ευχαριστώ για να αρχίσετε να αναπτύσσετε μια σχέση μαζί με το κοινό σας. Χαιρετίστε τα μέλη του κοινού μεμονωμένα καθώς φτάνουν και ρωτήστε τους ανθρώπους εάν αισθάνονται άνετα στις θέσεις τους και μπορεί να δουν την οθόνη. Η ανάπτυξη μιας προσωπικής σχέσης μαζί με το κοινό σας κατά τη διάρκεια αυτού του τρόπου θα βοηθήσει επίσης να μετριάσει έναν αριθμό από τον φόβο σας.
