في حين أن الويب عبارة عن شبكة عالمية من أجهزة الكمبيوتر مرتبطة ببعضها البعض ، فإن الإنترانت هي شبكة داخلية يمكن الوصول إليها داخليًا فقط وعادة ما يتم الوصول إليها من خلال كلمة مرور من قبل المستخدمين المصرح لهم مثل الموظفين أو العملاء الحاليين أو العملاء. يعد السماح للعملاء بالوصول إلى بيانات المشروع والميزانية والفواتير والتقارير القديمة من خلال كلمة مرور مثالاً على شبكة إنترانت.
الميزة الرئيسية لتطبيق إنترانت هي تحسين الاتصالات ؛ تسهل الشبكة الداخلية للموظفين مشاركة المعرفة مع بعضهم البعض ، والتعاون في المستندات المتعلقة بالعمل ، وتعلم أحدث أخبار الشركة ، والتواصل الاجتماعي خارج العمل وتشكيل روابط أقوى. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للشبكات الداخلية توفير أموال الشركات في تكاليف الطباعة والورق والتوزيع. ستزيد أيضًا من الإنتاجية والكفاءة.
على سبيل المثال ، إذا تم نشر أدلة الموظفين ومعلومات المزايا (401 (ك) والتأمين وما إلى ذلك) والعطلات والأحداث القادمة والمخططات التنظيمية للشركة والسياسات على الإنترانت ، يقضي الموظفون وقتًا أقل في البحث عن الأوراق أو الاتصال بالموظفين في جهات أخرى الإدارات للحصول على إجابات لأسئلتهم. يمكن للموظفين حتى تلقي المعلومات المتعلقة بالأخبار والإعلانات في وقت واحد وخلال الوقت المناسب بدلاً من الاضطرار إلى الحضور حتى يتم الإعلان عن المعرفة في الاجتماع التالي للموظفين / الفريق أو توزيعها في علب البريد الداخلية الخاصة بهم. هذه المشاركة للبيانات تجعل الموظفين يشعرون بأنهم جزء حيوي من المنظمة. نتيجة لتحسين الاتصالات والكفاءة ، من المرجح أن يشعر الموظفون بالرضا عن وظائفهم وأن يصبحوا أكثر ولاءً للشركة ، وبالتالي زيادة الاحتفاظ بالموظفين وتحسين خدمة العملاء.
لضمان نجاح الشبكة الداخلية ، يجب أن تكون المعرفة المتعلقة بذلك متوافقة مع العلامة التجارية للشركة وأهداف العمل والمهمة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تخصيص عدد كافٍ من الموظفين والموارد لتعزيز وتنفيذ الشبكة الداخلية أيضًا كموظفين مناسبين لصيانتها وتحديثها.
عند التفكير في اسم موقع لشبكتك الداخلية ، فكر في اسم يتوافق مع علامتك التجارية. على سبيل المثال ، الشبكة الداخلية لشركة Southwest Airlines التي تحمل اسم Freedom Net ، تدعم علامتها التجارية الخارجية "A Symbol of Freedom" ، والتي تعد أسهل في التذكر وأكثر قوة وقوة من www.southwest.com/employees/intranet.
أفضل شكر لتحديد المعلومات التي يجب تضمينها في شبكتك الداخلية هو إجراء مقابلات أو مجموعات تركيز مع موظفين من أقسام مختلفة.
يساعد دمج أهداف الإنترانت في التخطيط الاستراتيجي المنتظم على التأكد من أن الإنترانت تتماشى مع أهداف شركتك وأهدافها سنويًا. من الناحية المثالية ، يجب أن تفكر في نهج الفريق ، الذي يتضمن مدخلات من مجموعة متنوعة من احتياجات المستخدمين ووجهات نظرهم لمراجعة وتحديث الإنترانت. سيراقب استراتيجي الإنترانت الأداء مقابل الأهداف ، ويتتبع الميزانية والموارد المخصصة للمشروع ، ويتأكد من تنفيذ الإجراءات القياسية في تخطيط الصفحات. سيكون شخص عمليات الإنترانت مسؤولاً عن العمليات اليومية للموقع ، والتي تشمل التفاعل مع الإدارات الأخرى مثل الموارد البشرية والتسويق للحصول على مواد محدثة. تتمثل المهمة الرئيسية لمطور الإنترانت في معرفة الطرق التي يمكن من خلالها تحسين الشبكة الداخلية وتحسينها. ومع ذلك ، عند المراهنة على حجم شركتك ، يمكنك تعيين شخص واحد فقط ليتم تحصيل رسوم منه على المهام الرئيسية الثلاث أو العثور على هذه الوظيفة ليتم خدمتها عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية لاستشاري. جنبًا إلى جنب مع تحليل الاقتراحات التي يرسلها الموظفون عبر صندوق الاقتراحات الصافي ، يجب استطلاع آراء الموظفين على أساس يومي حول محتوى الشبكة الداخلية وأسلوبها ، ويجب أن تكون النتائج متاحة على شبكة الإنترانت ليحددها جميع الموظفين. إذا تم إجراء تغييرات نتيجة لتعليقات من الموظفين ، فاحرص على قول ذلك على الشبكة الداخلية لتثبت لموظفيك أنك تقدر ملاحظاتهم وتجعلهم يشعرون وكأنهم يشاركون بنشاط في العملية.
مجرد تنبيه موظفيك عبر البريد الإلكتروني إلى أن شركتك قد طبقت شبكة إنترانت قد لا يكون كافيًا لحثهم على استخدامها.
أنت بحاجة إلى حثهم على النشاط والحماس بشأن الإنترانت. ربما يمكنك توفير الغداء لموظفيك في وقت ما وشرح طريقة استخدامه وما هي المزايا التي تعود عليهم وعلى الشركة. ستتمكن أيضًا من إنشاء خطة تنفيذ مناسبة ونشرها داخليًا باستخدام شهادات وقصص محددة من الموظفين الذين اختبروها ، مع التأكيد على مدى سهولة استخدامها وما هي الفوائد الخاصة التي تعود عليهم. بالإضافة إلى ذلك ، سترسل أيضًا رسالة إعلان أو ربما تعقد حفلة إطلاق شبكة إنترانت.
لا يعتمد نجاح شبكتك الداخلية على عدد كافٍ من الموظفين والتمويل ومحتوى الموقع فحسب ، بل يعتمد أيضًا على مشاركة الإدارة العليا. إذا فشلت الإدارة العليا في دعم الإنترانت بشكل فعال ، فسيكون من الصعب إقناع الآخرين باستخدام النظام. إذا توقع قادة الشركة من موظفيهم استخدام الإنترانت ، فعليهم أن يكونوا قدوة يحتذى بها ويستخدمونها بأنفسهم.
